Auditoria em folha de pagamento: qual a importância para a empresa?

A auditoria em folha de pagamento é um processo que garante mais transparência e assertividade das operações que envolvem os colaboradores de uma empresa. À medida que o tempo passa, novas exigências envolvendo as questões trabalhistas são inseridas nas empresas, e a auditoria surge para ajudar os gestores a atender a todas essas obrigações de forma eficiente.

No artigo de hoje, você vai entender por que a auditoria em folha de pagamento é tão importante e o que é preciso para aplicar esse conceito na sua empresa.

O que é auditoria em folha de pagamento?

A auditoria é um processo no qual determinadas questões corporativas são submetidas à análise crítica de um ou vários especialistas no assunto. Quando mencionamos a auditoria em folha de pagamento, significa que todos os documentos e cálculos que envolvem os salários dos colaboradores são postos à análise desses profissionais.

Os analistas têm um olhar crítico e investigatório sobre as rotinas e aplicação das normas trabalhistas. Entre os pontos que são auditados, podemos destacar:

• processos existentes;
• multas e artigos infringidos;
• cálculos de férias, rescisões e folhas;
• cálculos de tributos trabalhistas e sindicais;
• rubricas pagas e descontadas;
• observações da Consolidação das Leis Trabalhistas e Convenções.

Por que ela é importante para uma empresa?

Agora que você entendeu o que é a auditoria em folha de pagamento, mostraremos por que realizar esse procedimento no seu negócio e qual é a importância desse tipo de serviço.

Um dos principais pontos é a prevenção de multas e processos trabalhistas. Quando a folha de pagamento é submetida ao crivo analítico de profissionais qualificados, você passa a ter a garantia de que todas as ações para o fechamento desse documento foram feitas corretamente.

Além disso, devemos destacar outro ponto que diz respeito ao relacionamento entre o empregado e o empregador. Quando seus colaboradores perceberem o cuidado que você tem com a folha de pagamento, realizando uma auditoria nesse sentido, eles passam a ter mais certeza sobre a sua transparência e responsabilidade em fazer valer as leis e as convenções.

Em outras palavras, isso aumenta a credibilidade da empresa perante seus funcionários, que tenderão a responder de forma positiva, sendo mais produtivos e dedicados às suas funções diárias na organização, além de contribuírem com a imagem externa da empresa, quantas vezes já vimos matérias sobre as melhores empresas para trabalhar.

Como a auditoria em folha de pagamento deve ser feita?

Depois de explicar como a auditoria em folha de pagamento é importante para o seu negócio, vamos mostrar, na prática, como ela deve funcionar dentro da sua empresa. Para isso, preparamos um pequeno passo a passo. Veja abaixo:

• inicialmente, realize um levantamento das remunerações, descontos e benefícios incidentes sobre as categorias que laboram para empresa. Tais dispositivos podem ser encontrados na CLT, convenções sindicais e outros dispositivos legais;
• em seguida, faça uma avaliação e revisão das rotinas internas, desde a admissão até a rescisão contratual;
• verifique se os sindicatos para o qual estão sendo recolhidos os valores devidos estão corretos. Caso estejam incorretos, verifique o processo para restituição dos valores pagos;
• consulte a legislação e os costumes locais para saber se os salários, descontos e benefícios dos colaboradores estão sendo aplicados da forma correta e de acordo com a categoria;
• verifique a memória de cálculo das férias, rescisões e folhas;
• analise os tributos trabalhistas e contribuições sindicais para se certificar de que tudo está sendo apurado e pago corretamente;
• certifique-se sobre o valor pago a título de vale transporte, vale refeição e planos de saúde;
• verifique se a jornada de trabalho está adequada à lei ou ao que foi acordado com o colaborador, bem como o controle de ponto, horas extras e descontos;
• por fim, revise todos os documentos exigidos pelo Ministério do Trabalho, INSS, sindicatos e outros órgãos envolvidos em questões trabalhistas.

Quais são as vantagens desse processo?

As vantagens de uma auditoria em folha de pagamento são inúmeras, mas destacaremos aqui as principais delas.

Um grande benefício é a prevenção de débitos advindos de multas e processos trabalhistas, que decorrem de pagamentos errados de salários e benefícios. Isso também protegerá a sua empresa contra passivos trabalhistas envolvendo FGTS e INSS.

Além disso, esse tipo de serviço evita o cometimento de alguns erros que, à primeira vista, podem parecer simples, mas acabam passando sem serem notados pelo departamento pessoal. Alguns erros comuns que são evitados com um processo de auditoria em folha de pagamento são:

• pagamentos desnecessários;
• contribuição para vale transporte maior que o obrigatório;
• pagamento de benefícios a funcionários desligados da empresa, afastados, em férias;
• descontos realizados de forma incorreta, que geram reclamações trabalhistas;
• perda de prazo para entrega de obrigações acessórias como o eSocial.

Por que investir na terceirização desse tipo de serviço?

Como você viu, a auditoria é um processo cheio de detalhes técnicos. Por se tratar de questões trabalhistas, que podem ser delicadas, é fundamental contar com um bom serviço de contabilidade para que nada passe batido.

Os contadores são os mais indicados para realizar a auditoria em suas folhas de pagamento porque, com a experiência obtida no atendimento de clientes de diferentes áreas, esse profissional acumula um vasto conhecimento sobre o assunto e sabe exatamente em quais pontos deve dar mais atenção, bem como aqueles nos quais geralmente ocorrem mais falhas por parte das empresas e que podem gerar problemas futuros.

A auditoria em folha de pagamento é indicada para minha empresa?

Quando se menciona o termo “auditoria”, muitos empresários acreditam que se trata de um procedimento voltado exclusivamente para empresas grandes com números enormes de colaboradores.

Entretanto, esse é um erro que pode prejudicar em muito o seu negócio. A auditoria em folha de pagamento é aplicável em todo negócio que têm funcionários, seja ele uma pequena ou média empresa.

Isso porque as leis trabalhistas são as mesmas para aquele grande empregador quanto para o pequeno. Portanto, independentemente do tamanho do seu negócio, ele pode estar sujeito a erros que podem ser encontrados e solucionados por uma boa equipe de auditores.

Como você pôde perceber, a auditoria em folha de pagamento é um processo de extrema importância para que a empresa possa estar em dia com suas obrigações trabalhistas. Para facilitar a sua rotina, esse é um serviço que pode perfeitamente ser terceirizado, garantindo mais eficiência e assertividade.

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