Contabilidade: guia básico para empresas terem sucesso nos negócios

Grande parte dos empreendedores têm na contabilidade de sua empresa o seu calcanhar de Aquiles.

O motivo é a complexidade da área para leigos. São leis, taxas, tarifas, declarações, impostos e uma série de novas exigências que fazem com que qualquer especialista na área precise de muito cuidado para não cometer erros. Sendo assim, o que dizer de uma pessoa que tem o foco em outro segmento do negócio?

É por isso que preparamos este guia. Ele oferece a você uma visão geral sobre como funciona a contabilidade para empresas para que você tenha como tomar melhores decisões para o seu empreendimento daqui em diante.

Por isso, confira agora mesmo esse guia básico sobre contabilidade.

1. Contabilidade empresarial: qual o impacto no sucesso do seu negócio?

Quando aplicados, os princípios da contabilidade garantem a correta mensuração da riqueza patrimonial da empresa, dando ao gestor a possibilidade de atuar de maneira mais racional em seu empreendimento. Tais princípios seguem as normas gerais que delimitam a ciência contábil, e oferecem:

• utilidade: fornecendo informações relevantes e valiosas para os gestores;
• objetividade: não permitindo que as informações sofram interferências;
• praticidade: podendo ser aplicadas sem maior complexidade.

Quando essas três características se reúnem, a contabilidade aplicada ao contexto empresarial tende a ser uma ferramenta essencial no sucesso de qualquer empreendimento. Isso se dá em relação ao cumprimento das obrigações e ao melhor andamento do negócio.

Do ponto de vista das obrigações, é importante ressaltar que a alta carga tributária costuma ser um dos maiores problemas do empreendedor brasileiro. Nosso país é o que apresenta o maior índice em toda a América Latina, o que costuma incentivar ações como a sonegação fiscal.

Entretanto, com um serviço contábil de qualidade, sua empresa consegue lidar com esse impacto tributário de maneira a amenizá-lo sem atuar na ilegalidade.

Esse é um dos benefícios do planejamento tributário, também chamado de elisão fiscal, um conjunto de medidas tomadas anteriormente ao surgimento do fato gerador do tributo que permitem à sua empresa economizar de maneira legal.

Também para aperfeiçoar o andamento do negócio, sua empresa pode contar com uma assessoria contábil. Quando existe um acompanhamento mais preciso do andamento do caixa, torna-se muito mais seguro tomar decisões, tanto no que diz respeito ao corte de gastos quanto a novos investimentos.

Sendo assim, é na figura do contador que o serviço contábil pode ganhar em relevância para a estratégia da empresa. Sem ele, alguns problemas se tornam inevitáveis, tais como:

• realização de cálculos equivocados;
• lançamentos duplicados;
• falta de uma estratégia visando a reserva de capital;
• falta de conhecimentos legais.

Em relação ao último item, é preciso destacar um dos pontos que mais dificultam a ação empreendedora de quem não trabalha com especialistas em contabilidade dentro de seu empreendimento: as leis brasileiras.

Estima-se que somada, toda a legislação tributária brasileira ultrapasse 7 toneladas. Isso é muito. Para o empreendedor sem experiência contábil lidar com isso com a devida segurança, ele teria que abrir mão de seu próprio negócio e se concentrar 100% do tempo a entender as regras que fazem parte de sua atividade.

Pior ainda, as alterações são constantes e ele precisaria acompanhar diariamente anúncios oficiais dos três entes da federação, União, Estados e Municípios. Conclusão, sem os serviços de um profissional da área, suas chances de cometer erros e ser penalizado com multas aumentam significativamente.

2. Regime de tributação

Existem três possibilidades diferentes para as empresas no Brasil em termos de tributação, além de uma modalidade especial. Cada uma delas corresponde a uma metodologia de cálculo dos impostos, tarifas e taxas que podem incidir de maneira diferente sobre os empreendimentos.

Neste ponto, é importante ter atenção. Se sua empresa não estiver enquadrada em um regime tributário que ofereça maior compatibilidade com seu tipo de atuação e resultados obtidos, provavelmente ela pagará mais tributos do que realmente precisa.

O ideal é que você considere cada um desses regimes e analise o desempenho de sua empresa em função deles. Anualmente, você poderá refazer sua escolha.

Os regimes são os seguintes:

• Simples Nacional

É o regime tributário voltado ao pequeno e médio empreendedor. Contempla exclusivamente empresas que faturam no máximo R$ 360 mil por ano no caso de microempresas e R$ 4,8 milhões no caso de empresas de pequeno porte. Tem como diferencial a unificação de uma série de impostos federais, entre eles o IRPJ e a CSLL.

O Simples varia muito em função do tipo de atividade que a empresa exerce, apresentando até mesmo uma longa lista de atividades impeditivas, como as realizadas por instituições financeiras.

Atendendo a todos os critérios estabelecidos, sua empresa pode obter significativa economia optando pelo Simples, seja pela praticidade que ele oferece (o pagamento de tributos é realizado numa única guia, o chamado Documento de Arrecadação do Simples Nacional — DAS), seja pelos percentuais das alíquotas variarem em função da atividade e o faturamento da empresa, permitindo assim menor carga tributária aos empreendimentos menores.

• Lucro Real

É o regime tributário em que o IRPJ e a CSLL incidem sobre o lucro contábil da empresa, ou seja, o lucro real obtido por ela no ano-calendário anterior (a diferença entre receitas e despesas). É obrigatório para empresas que faturam acima de R$ 78 milhões, além de instituições financeiras, independentemente do lucro obtido.

No Lucro Real, para se chegar ao valor do IRPJ basta aplicar a alíquota de 15% sobre o lucro e uma alíquota adicional de 10% sobre a parcela de lucro que ultrapassar o valor de R$ 20 mil por mês. No caso da CSLL, basta aplicar a alíquota de 9% sobre o lucro.

Esta modalidade é tida como a mais justa, pois nela os tributos incidem sobre o balanço contábil da empresa.

• Lucro Presumido

É a principal alternativa ao Lucro Real, neste caso, desde que a empresa não fature acima de R$ 78 milhões ou atue no segmento financeiro.

Nesta modalidade, o IRPJ e a CSLL têm sua incidência sobre um lucro estimado, a média nacional por atividade definida por tabela pelo governo. Os valores dessa tabela variam de acordo com a atividade exercida por cada empresa. Assim, a presunção do lucro pode variar entre 1,6% e 32% da receita.

Uma regra que costuma ser seguida pelas empresas, mas que deve ser analisada caso a caso, é optar pelo Lucro Presumido sempre que o lucro obtido for superior à média de sua categoria. Assim, é possível reduzir os gastos que seriam maiores com a adesão ao Lucro Real.

• Lucro Arbitrado

Existe ainda uma quarta modalidade que surge quando a apuração da base de cálculo é feita pela autoridade tributária em função do descumprimento de obrigações acessórias relativas à determinação do Lucro Real ou Presumido, como em casos em que o contribuinte deixa de escriturar o livro inventário.

Como essa ação pode ser adotada de maneira proposital pelo contribuinte, é possível considerá-la entre as possibilidades disponíveis.

Nos trimestres em que não manteve escrituração regular, o contribuinte pode optar pelo Lucro Arbitrado para fins de planejamento fiscal, desde que haja lucro operacional para tanto.

Em que casos cabem os diferentes regimes tributários

É importante ter regras para definir o regime tributário ideal para o seu empreendimento.

O procedimento pode ser realizado da seguinte maneira: calcule o faturamento da sua empresa no ano-calendário anterior e considere o tipo de atividade que ela exerce. Em seguida, avalie sua tributação dentro de cada regime tributário disponível.

Analisando o desempenho dentro de cada opção, você consegue mensurar a economia possível e assim reduz os riscos de prejuízo. Caso você esteja começando o negócio do zero, ainda assim é possível fazer uma estimativa do quanto será possível lucrar no primeiro ano de atividade para testar as possibilidades de cálculo tributário.

Para a devida realização desse procedimento é inevitável contar com um escritório de contabilidade, pois além de terem o devido entendimento de como funciona a sua empresa, os profissionais que atuarão na determinação do regime ideal terão também que conhecer detalhadamente cada um dos enquadramentos nas suas peculiaridades.

3. Gestão de negócios

A contabilidade pode representar muito mais do que uma questão operacional a ser resolvida no dia a dia da sua empresa. Ela pode ser um significativo diferencial estratégico para o seu negócio.

Como? Pense da seguinte forma: para crescer, uma empresa precisa se adaptar da melhor maneira possível ao mercado em que atua, identificando oportunidades e oferecendo ao público-alvo soluções diferenciadas em relação à concorrência.

Consequentemente, ela precisa lidar com uma série de informações que, se forem adequadamente assimiladas e convertidas em produtos ou serviços, terão mais chaces de trazer lucro e o sucesso que a empresa procura.

Nesse raciocínio, “informação” parece ser a palavra-chave. É preciso ter uma boa gestão da informação dentro da empresa, de modo que ela seja um diferencial de mercado.

E é exatamente nesse ponto que o uso estratégico da contabilidade se torna uma ferramenta importante. Com ele, você reúne melhores condições para dar sequência aos seus negócios e assim fazer a empresa crescer como um todo.

Como saber se é hora de expandir sua presença no mercado? Como ter maior segurança num tipo de investimento mesmo em períodos de crise econômica do país?

É nessas horas, de tomada de decisão, que ter ao seu lado um auxílio pode fazer a diferença. Por meio de relatórios contábeis precisos, sua empresa consegue as informações de que precisa para fazer uma escolha mais racional.

Os benefícios da contabilidade empresarial na gestão de um negócio podem diferenciar uma empresa bem-sucedida de outra que fica pelo caminho. Quando você tem parâmetros para mensurar o crescimento de sua empresa, os impactos que ela sofre e até mesmo a viabilidade de cada ação, consegue visualizar com maior clareza suas possibilidades de investimentos.

Isso te permite se planejar para os próximos passos, pois terá os números a seu favor.

A contabilidade gerencial oferece o entendimento necessário das características do seu empreendimento em função daquilo que exige o mercado, o que garante maior segurança para o empreendedor na busca por soluções como financiamentos, alocação de recursos, entre outras.

É ela quem dá a você as informações exatas que permitem estimar o desempenho da sua empresa em função de resultados anteriores, o que garante a tomada de decisão mais criteriosa. Identificando os períodos de gastos excessivos, bem como os momentos em que a lucratividade foi menor, sua empresa tem condições para se organizar adequadamente.

Esse planejamento permite não comprometer o capital de giro, pois com ele você pode adotar medidas para que as ações futuras aconteçam de acordo com os interesses e necessidades de sua empresa, como, na negociação com clientes e fornecedores, condições de pagamentos mais viáveis para a característica do seu negócio. É o que veremos no tópico seguinte.

4. Controle de caixa

É preciso ter um controle de fluxo de caixa que garanta à sua empresa crescer. Isso é de conhecimento amplo, porém, para que seja feito da maneira correta ele depende de um devido entendimento a respeito de como o dinheiro é movimentado dentro dessa empresa.

Indo além da simples conferência de pagamentos e recebimentos, uma gestão de caixa eficiente permite identificar o impacto dos lançamentos no futuro do caixa, dando a você e sua empresa condições para se programarem melhor diante dos gastos que virão, o que permite condições para lidar com suas obrigações sem comprometer o capital de giro.

Com uma boa gestão do caixa você pode renegociar prazos e tentar antecipar pagamentos de acordo com os seus interesses. Atitudes preventivas costumam ser bem-aceitas, principalmente por fornecedores que sabem que é melhor negociar para receber em mais tempo do que ficar sem o dinheiro.

Um fluxo de caixa que torne visuais os lançamentos financeiros, permite a identificação do lançamento que mais pode comprometer sua empresa, o que garante a você tomar medidas preventivas.

Além disso, com o controle de caixa você consegue categorizar tanto os pagamentos quanto os recebimentos, o que permite um olhar retroativo para avaliar se algum gasto saiu do controle. Numa análise de 12 meses, por exemplo, essa medida permite que você analise cada gasto atual em comparação com os dos meses anteriores. Isso permite uma melhor montagem do planejamento orçamentário anual.

Prever o futuro dos saldos, preservar o capital de giro e obter ferramentas para planejar o futuro financeiro da empresa são somente alguns dos benefícios de se ter uma boa gestão do fluxo de caixa.

Em resumo, a boa gestão do fluxo de caixa é condição essencial para um lucro sustentável, pois com um bom gerenciamento de gastos, um controle que permita a realização de um planejamento financeiro e parâmetros para uma melhor tomada de decisão, você consegue dar a segurança necessária ao empreendimento para que ele não dependa de períodos específicos do ano para apresentar bons resultados.

Você pode registrar todas as suas movimentações financeiras da seguinte forma: comece definindo um período para fazer o controle. Tomemos o exemplo de um ano, ou seja, doze meses, contando de janeiro a dezembro.

Em seguida, tenha em mãos o saldo de todas as contas de sua empresa. Some todo o volume de dinheiro dela no período em questão, considerando tudo: contas bancárias, caixa administrativo, cofre, entre outros. Uma vez que você identificou o valor, use-o como ponto de partida para o controle do fluxo de caixa da empresa.

Faça o registro de todas as contas a pagar e a receber. Em seguida, anote suas receitas e despesas futuras. Lembre-se de sempre acompanhar o fluxo de caixa da empresa, passando a anotar as entradas e saídas do caixa assim que elas acontecerem. Transformando isso em hábito, é possível conferir a evolução de maneira mais precisa.

Você pode contar com aplicativos que auxiliem essa tarefa para torná-la mais fácil de ser realizada.

5. Planejamento contábil

Se existe um mecanismo que pode tornar mais racional a sua gestão empresarial, este é a contabilidade. Por meio de um planejamento contábil você pode adotar medidas para transformar os dados em informações e assim lidar melhor com questões a respeito de faturamento, receitas e despesas de sua empresa.

Isso permite benefícios em várias frentes. Um deles, já apresentado, é o planejamento tributário que vai além da definição do regime tributário ideal.

Com o planejamento tributário sua empresa pode se beneficiar da participação em programas de incentivos fiscais, por exemplo, o que dá a ela condições para direcionar seus tributos a projetos do governo.

Em alguns casos você integrar essa estratégia à sua estratégia de marketing, gerando economia ao expor sua marca em programas de grande visibilidade.

Além disso, com o planejamento tributário operacional, todos os procedimentos realizados pela sua empresa são transformados de modo a tornarem-se compatíveis com as exigências legais. Isso não diz respeito somente ao devido pagamento de impostos dentro do prazo, mas também a ações como a correta escrituração das operações no dia a dia.

É bom lembrar que uma rotina de trabalho alinhada às exigências contábeis é algo essencial para uma boa gestão da empresa.

Da mesma forma, com o planejamento estratégico você pode usar a informação obtida para estabelecer rotas rumo ao sucesso de sua empresa. Entendendo o espaço que ela ocupa e o lugar onde pretende chegar é possível ter na contabilidade uma poderosa aliada na definição dos recursos que serão necessários para que os objetivos sejam alcançados, sejam esses recursos financeiros, tecnológicos ou humanos.

Como alcançar metas no curto, médio e longo prazos sem dados seguros a respeito das possibilidades do empreendimento? É preciso que cada ação seja tomada com foco em resultados viáveis e previamente determinados.

Outro desdobramento do planejamento contábil é o planejamento de custos, que envolve o detalhamento de todo o processo produtivo, dando ao gestor a base necessária para cortar ou substituir custos e pensar em alternativas para aprimorar suas receitas, como a criação de promoções, o oferecimento de descontos pontuais e outras medidas para alavancar seus resultados.

É preciso ter um plano de gerenciamento de custos para evitar que a gestão da empresa saia do controle. Nesse sentido, cabe à empresa definir uma política de ação ao lado do profissional de contabilidade para que a Matemática seja a ciência aplicada, mas que tenha no conhecimento do gestor sobre o negócio seu principal aliado na redução de despesas.

Identificando despesas fixas e variáveis, você pode se concentrar em medidas para evitar cortes em aspectos fundamentais do empreendimento. Em momentos em que a companhia precisa economizar é preciso ter uma ação estratégica para que isso não represente um problema para sua produtividade.

Dessa forma, concentrar-se não somente nos custos que têm apresentado maior impacto sobre o empreendimento, mas também na sua necessidade para a sequência do trabalho, é algo que precisa ser feito.

Conclusão

Agora que você sabe para que serve a contabilidade empresarial, a pergunta que pode ter ficado é: será que sua empresa precisa mesmo de um serviço contábil?

Em muitos casos, cuidar das obrigações do próprio empreendimento parece ser o caminho mais fácil, principalmente no que se refere ao pequeno empreendedor. Entretanto, isso pode comprometer o futuro do negócio, abrindo espaço para a figura do “gestor faz tudo”, aquele que cuida de todas as áreas da empresa sem o menor conhecimento de causa.

É justamente nessa figura tão famosa nos empreendimentos brasileiros que pode estar a origem dos problemas que levam companhias à falência, não na alta carga tributária. Como visto, existem alternativas para torná-la menor que exigem um mínimo de conhecimento da parte de quem as pratica. Quando a empresa não conta com esse tipo de solução, torna-se inevitável o surgimento de problemas.

Evitar soluções lógicas como a terceirização da parte contábil pensando em economia imediata, pode ser um erro decisivo para o fracasso de qualquer empreendimento. Sendo assim, transferir a parte contábil da companhia para especialistas pode garantir mais eficiência e a redução de riscos em atrasos e multas.

Considerando todas as exigências e implicações que envolvem a contabilidade nas empresas brasileiras, ter ao seu lado um escritório com longa presença no mercado e clientes satisfeitos, é o caminho mais seguro para uma prática contábil capaz de colocar a sua organização no lugar que ela merece.

Quer resolver de uma vez por todas os problemas na contabilidade da sua empresa? Então entre em contato conosco para que possamos ajudá-lo.

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