Entenda como a contabilidade pode auxiliar seu departamento pessoal

O departamento pessoal é uma área muito sensível para qualquer empresa e pode ser fonte de dor de cabeça e desarranjos financeiros. Basta lembrar que inconformidades podem resultar em passivos trabalhistas ou problemas com o fisco. É para evitar esse tipo de situação que cada vez mais empresas incorporam a contabilidade no departamento pessoal.

Diminuir os riscos já é um grande passo para preservar a saúde financeira na sua empresa. Mas, a contabilidade no departamento pessoal oferece, ainda, outras vantagens, como a maior eficiência e agilidade na execução dos processos, redução de erros, prevenção contra fraudes, entre outros pontos.

Leia nosso artigo e saiba qual é a importância da contabilidade para o departamento pessoal. Confira!

Como uma empresa de contabilidade pode auxiliar o departamento pessoal da empresa?

A contabilidade no departamento pessoal favorece tanto a estratégia da empresa quanto os controles e processos. Por isso, esse serviço é capaz de facilitar uma série de atividades do setor. Entre elas, destacamos:

• agilidade na execução dos processos;
• redução de erros e retrabalhos;
• diminuição dos riscos jurídicos e tributários;
• apoio ao planejamento financeiro e tributário;
• redução de custos por falhas no cumprimento das obrigações;
• análise estratégica sobre gastos com pessoal;
• administração de benefícios;
• processamento da folha de pagamento;
• geração de relatórios.

O apoio não se limita a esses pontos. Dependendo da forma como é feita a integração entre contabilidade e departamento pessoal é possível ampliar essa lista. Quanto mais alinhadas estiverem as duas áreas, melhores serão resultados obtidos. Continue no nosso artigo, vamos exemplificar como essas vantagens se concretizam na prática!

Quais os principais pontos positivos de contar com esse serviço?

O papel do departamento pessoal é acompanhar toda a trajetória dos trabalhadores de uma empresa, desde a seleção e contratação até o desligamento. O setor lida diariamente com o ativo mais importante da empresa: as pessoas. Essa função está focada na burocracia que envolve as relações de trabalho, como a gestão dos dados, do pacote de remuneração e de uma série de obrigações.

Usaremos quatro pontos importantes para exemplificar os pontos positivos trazidos pela contabilidade no departamento pessoal. Veja!

Obrigações acessórias

É obrigação da empresa fazer a transmissão de informações para órgãos governamentais e o recolhimento de impostos e encargos trabalhistas. No entanto, essas atribuições são complexas, pois requerem habilidade e controle rigoroso dos dados e prazos para não gerar inconsistências passíveis de responsabilização fiscal e trabalhista.

Uma assessoria contábil experiente está qualificada para fazer esse trabalho de forma rápida e correta. Isso porque seus profissionais foram treinados para executar essas funções e fazer análises aprofundadas.

Quando o governo anuncia um plano de desoneração da folha de pagamento, é preciso averiguar se essa medida é benéfica à empresa e agir a tempo de aderir ao programa. O mesmo vale para qualquer incentivo oferecido para questões trabalhistas. Um contador tem domínio dessas informações e dos cálculos necessários para apurar quanto a empresa pode ganhar ou perder nesses casos.

Folha de pagamento

Outro ponto em que muitas empresas enfrentam dificuldade é na gestão da folha de pagamento. Falhas de processamento podem gerar prejuízos financeiros, passivos trabalhistas e comprometer a apuração de resultados contábeis do negócio. Conhecimento especializado, portanto, é fundamental.

Impessoalidade

Existem, ainda, aspectos que comprometem as relações humanas na empresa. Em muitos casos, recai sobre o departamento pessoal situações difíceis de serem administradas, como a dispensa de funcionários. Quando esse processo é conduzido por uma empresa terceirizada, é possível preservar as relações entre a empresa e os colaboradores, evitando o sentimento de que a decisão é pessoal.

Fica mais fácil garantir a impessoalidade quando a homologação da dispensa é feita em um ambiente externo, como a sede da assessoria contábil, ambiente em que o colaborador será recebido e orientado sobre os motivos da demissão e verbas trabalhistas sem que ocorram conflitos desnecessários.

Essa prática também evitará favorecimentos a alguns funcionários, sem que a empresa tenha conhecimento do fato.

Cumprimento das leis trabalhistas

As relações de trabalho são regidas por Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT. Ela estabelece procedimentos para cálculo de férias, horas extras, rescisão etc. A contabilidade é especializada em fazer o controle e a apuração dessas questões, evitando que direitos sejam negligenciados e se tornem, futuro, em pesados passivos trabalhistas.

Mudanças legais e administrativas

Certamente, os profissionais do departamento pessoal enfrentaram dificuldades para compreender e se adaptar a mudanças recentes, como a reforma trabalhista e a adesão ao e-Social.

É normal que isso aconteça, pois foram alterações impactantes na rotina de trabalho do setor. O serviço contábil, entretanto, acompanha os processos de mudanças de normas de forma mais aprofundada, preparando-se para elas com antecedência.

Quais benefícios uma empresa de contabilidade traz para o departamento pessoal?

Agora que detalhamos todos como a assessoria contábil pode contribuir para o departamento pessoal, podemos resumir alguns benefícios importantes desse serviço.

Visão global

A experiência da empresa de contabilidade permite a ela identificar impactos do setor de forma abrangente. Ou seja, ela consegue avaliar mecanismos para redução de custos, o melhor enquadramento tributário para a empresa, políticas de remuneração e benefícios que precisam ser revistas, entre outros pontos.

Redução dos custos trabalhistas

O trabalho da assessoria contábil consiste, também, na formulação de contratos de trabalho personalizados, manual de normas e procedimentos prevendo descontos previstos em lei. É uma forma de reduzir os custos trabalhistas de forma legal.

Gestão de benefícios

A concessão de benefícios, como vale transporte, vale refeição, alimentação e planos de saúde impacta o caixa da empresa mensalmente. Ainda assim, é comum que muitas organizações percam dinheiro por falta de controle e apuração correta desses benefícios.

O serviço, quando executado pela assessoria, evita não ocorra privilégio para funcionários ou gastos desnecessários, como ocorre quando os benefícios são pagos a colaboradores desligados por pura falta de controle.

Como ele ajuda a reduzir os impactos do eSocial nas empresas?

Ainda é grande o número de empresas que enfrentam dificuldade para fazer a adesão ao eSocial, sendo que muitas estão deixando para implantá-lo na última hora. Até agosto de 2018, 1 milhão de empresas tinham migrado para o sistema de um total de 4 milhões de organizações que devem adotar a plataforma.

O principal problema na hora de fazer a adequação ao eSocial está no domínio das novas rotinas, em ambiente digital. Isso pressupõe o cumprimento de processos, prazos e regras, algo que faz parte da expertise das empresas de contabilidade.

No caso da Contábil Rio, esse trabalho engloba a verificação de conformidade das informações prestadas por meio do cruzamento de diversas declarações, evitando, assim, passivos desnecessários com o fisco.

Além disso, desenvolvemos o Manual de Boas Práticas do Cliente, com orientações sobre como e até quando arquivar documentos de forma rápida e segura.

Quais os diferenciais da Contábil Rio nesse aspecto?

A história da Contábil Rio começou em 1955, oferecendo serviço especializado de contabilidade e legalização de empresas. Esse trabalho foi se aprofundando ao longo dos anos e, hoje, atuamos em quatro frentes:

• Departamento pessoal;
• Fiscal;
• Legalização;
• Contabilidade.

Na parte de departamento pessoal, abrangemos uma extensa gama de serviços oferecidos, dos processos mais burocráticos — como informe de rendimentos, emissão da folha de pagamento e recolhimento de tributos e encargos, entre tantos outros — aos mais estratégicos.

É nesse ponto que está nosso diferencial. Vale destacar quais são:

• recrutamento e seleção feito por psicólogo com definição de perfil;
• treinamento do pessoal administrativo buscando agilidade, conformidade fiscal, eliminação de retrabalho;
• auditoria em folha de pagamento.

Entendemos que a contabilidade no departamento pessoal faz com que sua empresa gerencie melhor os recursos financeiros e humanos, tornando-a mais eficiente e produtiva.

A integração da contabilidade no departamento pessoal deve ser feita levando em consideração as particularidades de cada empresa. Se você quer saber como aproveitar os melhores benefícios da integração dessas duas áreas, entre em contato conosco para fazer uma avaliação.

Confira também: