Aprenda a controlar as contas a pagar e a receber

Atualmente, sabemos que todo gestor de negócios é um profissional multitarefas, que atua em várias funções dentro da sua empresa, exercendo controle tanto sobre as operações quanto sobre as finanças. Entre os principais desafios que sugam as energias dos empreendedores está o ajuste entre contas a pagar e a receber, que, se não for bem criterioso, pode comprometer toda a sua gestão financeira.

Para que você tenha certeza de que suas finanças estejam em ordem, separamos algumas dicas que te ajudarão a manter a empresa nos trilhos de uma maneira bastante profissional. Confira!

Registre

Faça um rigoroso registro de todas as entradas e saídas de capital. Nenhuma operação financeira realizada no seu negócio pode passar sem ser devidamente anotada na sua movimentação.

Independentemente de a sua empresa movimentar pouco ou muito dinheiro, cada real que entra deve ter a sua origem identificada, bem como cada um que sai. Só assim será possível entender o fluxo do seu dia a dia para fazer, de fato, o seu planejamento.

Inclusive, se você divide o controle financeiro com alguma outra pessoa, esse é mais um motivo para que tudo fique anotado de maneira bastante transparente.

Não misture contas pessoais e da empresa

Tendo ou não mais sócios, é preciso entender que as suas finanças pessoais e empresariais são duas coisas distintas. É claro que o seu rendimento vem dos lucros obtidos pela empresa, mas não é por isso que você retirará recursos dela sempre que suas contas pessoais estiverem no vermelho. Da mesma forma, se a contabilidade da empresa vai mal, não é recomendado que sejam feitos aportes pessoais.

A pessoa física não pode ser confundida com a jurídica, então, se você anda misturando dinheiro entre elas, busque corrigir esse mau hábito. Isso distorce o entendimento dos resultados do seu negócio e ainda pode atrapalhar a gestão das suas contas pessoais. Lembre-se: sua empresa é um organismo vivo, que precisa sustentar-se de maneira independente e gerar resultados.

Você, enquanto dono, deve ter uma retirada periódica — o seu pró-labore —, e este valor deve ser muito bem calculado. O ideal é que não seja tão baixo, que você acabe precisando tomar empréstimos das contas da sua empresa, e nem tão alto, ao ponto de o negócio ficar com um fluxo de caixa muito fraco.

Diante disso, então, é preciso ter uma atitude firme e profissional para garantir a sobrevivência no mundo dos negócios. Assim, tenha contas e cartões separados. Não tire dinheiro do caixa e não pague as contas da empresa com seus próprios recursos.

Não deixe de cobrar seus devedores

Às vezes, conhecendo os clientes de maneira mais próxima, pode ser um pouco desagradável fazer cobranças. Ainda assim, saiba que uma boa gestão comercial exige firmeza. Isso não significa que, por outro lado, seja necessário adotar uma postura agressiva ou intimidadora. O ideal é manter sempre uma linha profissional e transparente.

Outro detalhe muito importante, quando o assunto é cobrança, é manter as suas responsabilidades enquanto credor em dia. Então, esforce-se em ter um bom controle de quem está devendo para sua empresa, bem como os valores e os prazos limite.

Seja pontual, sempre. Em caso de atrasos, comunique os devedores em tempo hábil e garanta que eles tenham todas as informações necessárias para quitar suas dívidas de maneira adequada. De maneira alguma, abandone um crédito que você tenha.

Para aqueles casos mais complicados, tente renegociar e veja o que pode ser feito. Até porque, além do risco de abrir precedentes para outros problemas similares, é preciso lembrar que a sua empresa depende de cada recurso que tiver para se manter de pé.

Conheça o seu estoque

Estoque parado é dinheiro parado! E isso não ajuda em nada suas contas. O primeiro passo para não cair nessa armadilha é conhecer a sua demanda de produtos. De quantos itens você precisa para atender seus clientes em um determinado período? Sabendo disso, você notará que não adianta comprar uma quantidade muito superior ao que será comercializado.

Se os produtos adquiridos não serão vendidos em um prazo razoável, quer dizer que você pagou ao seu fornecedor e não obteve retorno. É um jeito mais ameno de dizer que você ficou no prejuízo. Claro que, em algum momento, esses itens podem ser comercializados, mas observe que esse desarranjo compromete complemente seu controle entre contas a pagar e a receber. A balança simplesmente perde o equilíbrio: vai pesar mais sobre os recursos que você utiliza e menos sobre os que você recebe.

Até que essa distorção seja corrigida, você já precisou financiar suas operações para mantê-las em pleno funcionamento. Isso aumenta seu custo de capital, onerando suas finanças com dívidas que poderiam ser dispensadas, se houvesse um ajuste melhor no seu estoque. Avalie há quanto tempo os produtos estão estocados e estimule o escoamento daqueles que estão parados há mais de dois meses. Para isso, sugere-se fazer liquidações.

Segundo uma estimativa do Sebrae, o armazenamento de produtos gera custos de 20% a 40% para o negócio. Portanto, vale a pena reduzir um percentual do lucro pretendido, promovendo ofertas e saldos para não ter que arcar com esses custos. No final das contas, quanto mais você segurar mercadorias, maiores serão as despesas para mantê-las. O resultado é que, se elas forem vendidas muito tempo depois de quando foram adquiridas, o seu lucro pode ter sido totalmente comprometido com os gastos de armazenamento. Fique atento.

Reserve capital

Não é incomum que o caixa de uma empresa comece a desajustar-se por conta de algum imprevisto que exigiu a retirada de recursos para ser solucionado. Quando se tira capital que entrou por conta das operações para bancar um gasto inesperado, a empresa que estava com as finanças ajustadas perde o equilíbrio entre as contas a pagar e a receber. E, se o empreendimento opera com o fluxo de caixa no limite, é provável que esse desarranjo permaneça por meses.

Um fundo de reserva pode ser a salvação nesse momento. Para isso, comprometa-se a retirar um percentual do lucro obtido mensalmente para compor essa reserva. Anteriormente, vimos que o empreendedor deve definir o seu pró-labore a fim de evitar misturar as contas pessoais com as empresariais.

Ao estabelecer quanto do lucro será usado para remunerar os sócios da empresa ou o proprietário, é preciso ter em mente que, do total do lucro obtido, um percentual deve ser preservado para cobrir custos imprevistos da empresa. Por exemplo, segregar 30% do lucro para reserva de capital, ficando ainda 70% do lucro para ser usado na remuneração e em investimento no negócio.

É importante, ainda, não deixar o dinheiro de reserva parado. Busque uma opção de investimento de capital que permita remuneração diária do montante e liquidez, de modo que você possa retirar o saldo quando houver necessidade. É possível aplicar, por exemplo, no Fundo DI, vinculado ao Certificado de Depósito Interbancário (CDI), ou no Tesouro Direto, que oferecem rentabilidade superior à da poupança. Observe, no entanto, quais são as condições, os juros pagos e as taxas de administração para fazer a escolha mais rentável.

Faça as contas

Tenha um controle financeiro das suas contas a pagar e a receber muito bem-feito. Sabendo — e registrando — o que entra e o que sai, você consegue montar o fluxo de caixa do seu negócio, que mostra, dentre outras coisas, o capital que circula dentro da empresa e como ele comporta-se.

Se a sua empresa compra material à vista e vende seus produtos a prazo, por exemplo, você perceberá que o seu “fôlego” de caixa provavelmente é baixo. Isso significa que, normalmente, não existe muita folga para investimentos ou imprevistos. Assim, acompanhando melhor as suas contas a pagar e a receber, você conseguirá enxergar claramente esse tipo de situação e poderá, então, planejar melhor a dinâmica de funcionamento de sua empresa.

Olhe bem para seus controles, veja o que eles andam te dizendo e use essas informações para gerenciar melhor o seu negócio.

Faça com que seu ciclo financeiro estimule o giro de negócios

Agora que você conhece um pouco mais da estrutura de suas operações e finanças, tratemos dos cálculos em si. Tudo se resume, no final, ao ciclo financeiro da sua empresa, que deve ser definido buscando o maior giro possível. Isso quer dizer que você está alcançando maior eficiência.

O seu ciclo financeiro é resultado do tempo de estocagem dos produtos (ciclo econômico) e do prazo entre a aquisição da mercadoria até a venda final (ciclo operacional). Do momento em que os itens vão para o estoque até a saída, quantos dias são decorridos, em média? Vamos supor que o seu prazo médio de estocagem seja de 50 dias.

Para saber qual é o seu ciclo operacional, some o ciclo econômico (50 dias) ao prazo em que a compra será efetivamente paga. Se for à vista, o ciclo operacional tem o mesmo período do ciclo econômico. Mas vamos considerar que o crédito só seja compensado em 60 dias. Assim, o ciclo operacional da empresa será de 110 dias.

Partindo, agora, para o ciclo financeiro de fato, é necessário subtrair o prazo médio de pagamento ao fornecedor do ciclo financeiro. Caso você quite o débito com seu fornecedor em um período médio de 30 dias, teremos: 110 – 30 = 80 dias. Isso quer dizer que seu ciclo financeiro é de 80 dias. Ou seja, seu negócio gira a cada 80 dias; em um ano, a empresa gira 4 vezes.

O que você precisa observar é que seu ciclo será mais eficiente quando seu tempo de estocagem for menor, o prazo médio de pagamento do cliente for mais baixo e o seu tempo para quitar débitos com fornecedores for maior.

No mesmo exemplo, se mudarmos apenas o tempo de estocagem, baixando de 50 dias para 30, o seu ciclo financeiro será de 60 dias, resultando em cerca de 6 giros ao ano.

Mexendo apenas no ciclo operacional, vamos supor que, em média, seus clientes pagam à vista. Assim, mantendo todos os outros dados como no exemplo inicial, o seu ciclo será de 20 dias (18 giros ao ano).

Em relação ao prazo para quitação dos débitos junto ao fornecedor, se elevarmos o prazo de 30 para 60 dias, mantendo os mesmo dados iniciais, o ciclo financeiro será reduzido para 50 dias (sete giros ao ano).

Note que, no modelo, tínhamos um ciclo de 80 dias. Reduzindo apenas o período de estocagem, o ciclo baixou para 60 dias. Diminuindo somente o prazo médio de contas a receber, usando um cenário de pagamentos médios à vista, o ciclo financeiro caiu para 20 dias. Já com relação apenas ao prazo médio de contas a pagar, passando de 30 para 60 dias, o ciclo ficou em 50 dias.

Esses cálculos são imprescindíveis para que você adote as melhores estratégias de gestão e de negociação tanto com clientes quanto com fornecedores, a fim de tornar seu negócio mais eficiente e manter o controle entre as contas a pagar e a receber.

Planeje-se

O objetivo de toda empresa é crescer de maneira sustentável e gerar lucro. Para que isso ocorra, você precisa ter definido com clareza o ponto em que está no seu negócio e onde pretende chegar. Ou seja, estabeleça metas.

Para este ano, quais resultados você pretende alcançar? Se pretende, por exemplo, dobrar seu faturamento, terá que adotar medidas para atingir esse propósito. É importante prever, ainda, de onde virá esse crescimento e você irá estimulá-lo. O projeto é lançar um novo produto ou serviço para atingir uma fatia maior do mercado? Então, você já sabe que precisará fazer investimentos no próximo ano.

Fazer um plano para os seus negócios é primordial. Se você não sabe aonde quer chegar, a tendência é que trabalhe para apenas manter suas operações no nível em que estão. Isso não costuma ser o suficiente para enfrentar a concorrência. E, ao perder espaço, você perderá também receitas. É um desarranjo fatal e que leva muitos empreendimentos ao fracasso.

Comprometa-se a fazer uma análise minuciosa das metas e também das oportunidades que pretende alcançar e, a partir delas, trace estratégias. Projete aonde quer chegar ao médio e longo prazos. Por exemplo, abrir filiais no mesmo estado em cinco anos (médio prazo); depois, expandir nacionalmente ou até internacionalmente em dez anos (longo prazo).

Enfim, as metas dependerão de seu segmento de atuação, pesquisa de mercado e investimentos, mas elas têm potencial para ampliar sua presença no mercado, elevar suas receitas, auxiliar na profissionalização da gestão e tornar sua empresa mais robusta.

Feito isso, não deixe de acompanhar periodicamente o cumprimento das metas traçadas. Se você pretende dobrar o faturamento em um ano, então, deve acompanhar seus resultados a cada trimestre, para ver se está sendo bem-sucedido ou não. Em caso negativo, precisará rever suas estratégias e corrigir distorções.

Lembre-se de que seu caixa financeiro também depende do cumprimento dessas metas, e que elas são aliadas para te manter sempre atento às receitas.

Pronto, você já está preparado para ajustar as contas a pagar e a receber, sem passar sufoco entre esses prazos. Agora, assine a nossa newsletter para receber mais conteúdos como este no seu e-mail e manter-se atualizado.

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