A Escrituração Contábil Digital faz parte de um programa do governo que tem como objetivo a informatização da relação entre o Fisco e os contribuintes.
Da mesma forma, visa a automação de toda a escrituração contábil, passando para o ambiente digital todos os procedimentos anteriormente feitos em papel, assumindo assim um compromisso ambiental e reduzindo significativamente os custos e a burocracia.
Todas as informações relativas às operações das empresas passam a ser apresentadas ao Fisco por meio da certificação digital que garante sua autenticidade, segurança e validade jurídica.
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Para tirar suas dúvidas sobre a Escrituração Contábil Digital, acompanhe nosso texto até o final!
SPED e a Escrituração Contábil Digital
Como dito no início, a Escrituração Contábil Digital é parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um programa criado pelo governo em 2007, por meio do Decreto nº 6.022, que consiste na modernização da antiga sistemática de apresentação das obrigações acessórias.
O SPED conta com diversos módulos dos quais três são os pilares: Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Escrituração Contábil Digital (ECD).
Assim, a ECD é um dos grandes projetos do SPED que oficializa os arquivos digitais da escrituração das operações das empresas, que agora devem prestar contas ao governo por meio eletrônico e não mais em papel, contribuindo para a modernização dos processos fiscalizatórios.
Embora, o SPED seja composto por diversos módulos, agora vamos compreender mais especificamente como funciona a ECD.
Escrituração Contábil Digital — ECD
A Escrituração Contábil Digital, também conhecida como SPED contábil foi criada com o objetivo de tornar mais transparente e ágil a prestação de contas da contabilidade das empresas.
Por meio da ECD são apresentados ao Fisco em formato digital os Livros:
- Diário e seus auxiliares, se houver;
- Razão e seus auxiliares, se houver;
- Balancetes, Balanços e fichas de lançamentos.
Os livros são emitidos e assinados eletronicamente, por meio de certificado digital — emitido por Autoridade Certificadora (AC) no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) que garante sua autenticidade —, e transmitidos ao ambiente SPED da Receita Federal que distribui as informações para serem trabalhadas pelas demais administrações tributárias.
Mudanças geradas pela Escrituração Contábil Digital
As informações relativas às movimentações financeiras das empresas, ou seja, todos os recebimentos e pagamentos, são declaradas nos Livros Diário e Razão em ordem cronológica, em plena conformidade com normas contábeis brasileiras.
Como agora os livros são apresentados e armazenados em formato digital, a apresentação dos livros em formato físico foi extinta, contribuindo para a redução de custos com impressão e armazenamento de livros em papel.
Dessa forma, estão obrigadas a entregar a ECD em relação às informações contábeis ocorridas desde janeiro de 2014 as pessoas jurídicas que:
- estão sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;
- foram tributadas com base no lucro presumido sem incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), com parcela dos lucros ou dividendos superiores ao valor da base de cálculo do Imposto diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
- são imunes e isentas e obrigadas a tal nos termos da Instrução Normativa RFB 1.252/2012.
Também estão obrigadas a entregar a ECD as Sociedades em Conta de Participação (SCP), com os livros auxiliares do sócio ostensivo.
As microempresas e empresas de pequeno porte enquadradas no Simples Nacional são desobrigadas à entrega da Escrituração Contábil Digital.
Correção de Informações
Com a ECD é possível fazer a correção de informações irregulares mesmo que o arquivo já tenha sido enviado.
De acordo com as Normas Brasileiras de Contabilidade Técnica Geral, podem-se fazer substituições de informações já remetidas em casos de erros que não possam ser efetuados com ajustes extemporâneos.
O que significa que os erros contábeis devem ser substituídos na data de competência e efetuados conforme as normas, sendo necessária identificação do valor substituído, das circunstâncias e da natureza do erro.
Importante ficar atento, pois existem duas exceções para as substituições:
- quando os dados já estão em análise;
- quando já foram substituídos anteriormente.
A ECD deve ser assinada eletronicamente, por um contador ou contabilista que precisa utilizar um e-PF ou e-CPF e por um responsável pela empresa assinatura da ECD, que é indicado pelo próprio declarante, utilizando campo específico, só pode haver a indicação de um responsável.
Alteração na autenticação dos livros
No início da ECD, os procedimentos para autenticação dos livros digitais seguiram o mesmo formato da autenticação anteriormente feita com os livros em papel.
Ou seja, ao receber os arquivos, o ambiente SPED os remetia às Juntas Comerciais, para fazerem a verificação e a devida autenticação e finalmente colocar o conteúdo à disposição dos contribuintes.
Mas com o amadurecimento do próprio processo do SPED, o Decreto nº 8.683 de 25 de fevereiro de 2016 estabelece que a autenticação da ECD passa a ser automática pelo envio do PVA, portanto, basta o recibo de entrega fornecido pelo ambiente do SPED, atestando que o arquivo realmente foi recebido.
Escrituração Contábil Digital na prática
A Receita Federal disponibiliza no portal do SPED um programa para a assinatura e validação dos arquivos enviados ao ambiente do SPED. É o Programa Validador e Assinador (PVA).
Após gerar o arquivo eletrônico do SPED contábil por meio do software de gestão contábil utilizado pela sua empresa, você deve acessar o PVA do SPED contábil e importar o arquivo diretamente do seu sistema.
Ao importar o arquivo para o PVA, será criado um banco de dados possibilitando algumas validações básicas sobre as informações.
Se o arquivo for validado com sucesso, você já pode visualizar o HASH Code da escrituração que é calculado pelo próprio PVA.
Depois é só clicar em Escrituração e Dados da Escrituração e realizar a conferência das Demonstrações Contábeis, do resultado do Balanço Patrimonial, entre outros.
Concluída essa etapa, siga até a guia Requerimentos e verifique se seus dados já foram todos preenchidos. Se precisar fornecer algum dado novo, insira a informação e clique em Avançar.
Em seguida, o sistema vai apresentar o requerimento de autenticação, que deve ser assinado eletronicamente pelo titular da escrituração na Junta Comercial. Sendo assim, selecione a qualificação do titular e assine o arquivo.
Considerações importantes acerca da ECD
A Escrituração Contábil Digital significa um grande avanço para a contabilidade das empresas e para o sistema fiscalizatório. O avanço tecnológico é um caminho sem volta para o Fisco e para os contribuintes.
O novo procedimento de escrituração contábil proporciona agilidade, qualidade das informações, redução de custos e economia de tempo, além de contribuir positivamente para preservação do meio ambiente com a redução de papéis.
Todos ganham, no entanto, as empresas precisam estar atentas aos detalhes para não incorrer em penalidades e multas e evitar uma exposição desnecessária ao Fisco, uma vez que a análise das informações é feita quase que em tempo real.
Por fim, é importante investir na qualidade da contabilidade para manter sua empresa organizada, livre de sanções e em crescente lucratividade.
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