A escrituração de estoque, apesar de negligenciada em muitas pequenas e médias empresas, é uma tarefa importantíssima para o perfeito funcionamento de um negócio. Além de ser uma obrigação, os saldos constantes na conta de estoques do balanço patrimonial da sua empresa refletem diretamente no cálculo do imposto de renda, em alguns casos.
É muito comum vermos empresas que simplesmente negligenciam a escrituração de estoque em seus negócios. Algumas mantêm valores que não são verdadeiros, outras, sequer realizam algum tipo de controle.
O nosso objetivo com este artigo é mostrar a importância desse processo, bem como, tirar algumas dúvidas sobre a escrituração de estoque ou inventário. Confira!
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O que é escrituração de estoque?
A escrituração de estoques é o registro, identificação, contagem e classificação de produtos armazenados para serem revendidos ou utilizados no processo de execução da atividade-fim de uma empresa.
Esse processo, que também é conhecido como inventário, tem por objetivo averiguar se as informações obtidas pela contagem física desses materiais está de acordo com aquelas registradas no sistema de controle de estoque, realizado por meio da diferença entre as entradas e saídas.
Existem dois tipos de inventários. O rotativo, que determina que a contagem deve ser feita em curtos períodos de tempo predefinidos (a cada dia, quinzena ou semana). Essa espécie de controle é realizada em empresas que possuem uma alta rotatividade de estoque, como é o caso dos comércios.
O outro tipo de inventário é o periódico. Ele determina que a conferência seja realizada em períodos maiores (a cada mês ou ano, dependendo da necessidade da empresa). É muito comum de ser encontrado em empresas prestadoras de serviços, que não utilizam muitos materiais ou produtos para a realização das suas atividades.
Qual a importância do inventário ou escrituração de estoque?
Uma das principais vantagens da escrituração de estoque é redução de perdas e desperdícios. Quando o inventário é bem organizado você pode evitar compras desnecessárias, uma vez que, as solicitações ou pedidos são realizados observando a real necessidade e demanda daquele material. Além disso, o gestor pode identificar furtos ou desvios com mais facilidade.
Esse processo também auxilia no atendimento dos seus clientes. Quando o controle de estoque é realizado da forma correta, o acesso aos produtos ou materiais para serem comercializados são facilitados, auxiliando o vendedor ou atendente a encontrar o item solicitado pelo cliente de forma mais rápida.
Algumas empresas utilizam sistemas para realizar essa tarefa, nesses casos, sequer é necessário verificar se determinado produto encontra-se em estoque ou não, dispensando o trabalho de ter que se dirigir até o local onde estão armazenados para fazer essa verificação.
Por fim, podemos citar como um importante fator para a correta elaboração da escrituração de estoque o estrito cumprimento da Lei. Dados incorretos ou inexistentes podem gerar sérios problemas com o fisco Federal ou Estadual. Além disso, os saldos existentes em estoque influenciam diretamente na apuração do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ).
Ainda sobre a obrigatoriedade legal do inventário, a Escrituração Fiscal Digital (EFD) – enviada mensalmente ao fisco para gerar a apuração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviço (ICMS) e Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) – passou a exigir a inclusão de dois blocos de informações, os denominados K e H.
O bloco K é um registro da EFD-ICMS/IPI que carrega as informações sobre o controle de produção, para empresas que realizam esse tipo de atividade e o Bloco H traz as informações sobre o inventário de estoques da empresa.
Assim, caso existam algumas incoerências no estoque real para os valores informados nesses blocos de informação da EFD, certamente chamará a atenção dos órgãos fiscalizadores.
Com relação ao prazo para emissão do bloco K, a determinação contida no Ajuste Sinief n° 01 de 2016 do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) estabeleceu algumas normas para a apresentação desses demonstrativos, que até então, eram considerados somente como uma promessa:
– 1° de janeiro de 2017, para os estabelecimentos industriais classificados nas divisões 10 a 32 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) pertencentes a empresa com faturamento anual igual ou superior a R$ 300.000.000,00;
– 1° de janeiro de 2018, para os estabelecimentos industriais classificados nas divisões 10 a 32 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) pertencentes a empresa com faturamento anual igual ou superior a R$ 78.000.000,00;
– 1° de janeiro de 2019, para: os demais estabelecimentos industriais; os estabelecimentos atacadistas classificados nos grupos 462 a 469 da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) e os estabelecimentos equiparados a industrial.”.
Como realizar a escrituração de estoques corretamente?
Inicialmente, você precisa levantar o nome de cada produto existente em seu estoque separando-os por tipo. Em seguida, é essencial que seja determinado um código para cada item existente. Isso ajuda no momento de realizar o lançamento e a busca dos produtos. Algumas empresas vinculam o código de barras do item, se existir. Assim, é possível localizar o material ou produto pela simples leitura (com ferramenta específica) dessa informação existente na embalagem.
Feito isso, você deverá detalhar as características e os valores da cada item do estoque. Cada um deve ser categorizado de acordo com o tipo, como: alimentos, bebidas, roupas, equipamentos de informática, entre outros. Definidas essas características, verifique a unidade de medida de cada um deles (gramas, quilogramas, litros, peça etc).
Após estabelecer essas caraterísticas, realize a contagem e anote todas as informações em fichas ou folhas específicas para este fim. Feito isso é chegado o momento de registrar os itens utilizando seus respectivos, códigos, características, valores, unidades de medida e quantidades.
Algumas empresas realizam essa tarefa por meio da utilização de um software de gestão de estoques, o que facilita muito o processo de implantação e controle do inventário. Alguns desses sistemas são integrados com outras áreas da empresa, como o departamento fiscal. Nesses casos, assim que uma nota fiscal de venda é emitida, o software realiza a baixa automática do produto no estoque.
Ainda que esses sistemas realizem a baixa ou alimentação automática do estoque é fundamental que o estoque seja conferido com frequência, da forma que mencionamos neste artigo (periódico ou rotativo).
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