Entenda o que é eSocial e quais os impactos na gestão da empresa

Sua empresa já está preparada para o eSocial? O tempo está correndo, por isso é importante se preparar. Até julho de 2019 todos os empregadores devem estar integrados ao sistema. Para isso, é preciso entender primeiro o que é eSocial, como ele funciona e serão os impactos nas organizações.

O primeiro aspecto a observar é que o eSocial representa uma mudança significativa na rotina do departamento pessoal e contábil das empresas. Isso pode ser visto como uma oportunidade, pois a intenção é simplificar o cumprimento das obrigações relacionadas às informações trabalhistas. O problema é enfrentar o desafio inicial, na fase de transição. É para te auxiliar a esclarecer essas dúvidas que produzimos este artigo. Acompanhe!

O que é eSocial?

Instituído em 2014, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi adotado para tornar mais simples a troca de informações trabalhistas entre empresas e diversos órgãos públicos. Entre eles, estão a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho.

É por isso que o eSocial gera vantagens para as empresas. Ao invés de remeter a mesma informação para vários órgãos, basta enviá-las uma vez só pelo sistema. Assim, é possível cumprir mais facilmente um amplo grupo de obrigações, tais como:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
• Livro de Registro de Empregados (LRE)
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
• Comunicação de Dispensa (CD)
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
• Guia da Previdência Social (GPS)
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)

Quais são as vantagens do eSocial?

A adesão ao eSocial depende da adequação das empresas ao sistema. O formato ideal é integrar softwares de gestão ao programa. A partir desse ponto, a tendência é que a execução das atividades relacionadas ao departamento pessoal ficará mais fácil. Mas vamos destacar, ponto a ponto, os principais benefícios do eSocial:

• redução de custos no longo prazo;
• aumento do controle sobre processos organizacionais;
• mitigação de erros no cumprimento das obrigações acessórias;
• eficiência e agilidade no envio das informações trabalhistas;
• redução dos riscos jurídicos.

Como sua empresa pode se adequar ao eSocial?

Agora que já explicamos o que é eSocial, vamos entrar no aspecto mais complexo: como adequar-se a ele. Há um consenso de que é necessário reunir esforços em várias áreas da organização para que a adequação ocorra de forma mais efetiva. Confira as nossas dicas para facilitar a adaptação da sua empresa!

Reformule processos

Como dissemos, o eSocial representa uma mudança drástica na forma de realizar os processos de envio das informações trabalhistas. Ou seja, as rotinas do RH vão ter que ser revistas. A melhor forma de fazer isso é, primeiro, mapear os processos.

Essa análise vai indicar como a adoção do eSocial pode impactar os processos. Assim, é possível verificar lacunas que precisam ser resolvidas antes mesmo de reformular os procedimentos. Isso vai tanto facilitar a transição para o sistema, como evitará retrabalhos.

Atualize dados dos empregados

Parece algo banal, mas você vai enfrentar dificuldades ao usar o eSocial se não estiver com as informações dos funcionários em dia. Esse é um procedimento simples, mas muito importante para evitar inconsistências lá na frente. Portanto, vale a pena reforçar que você deve ter os dados corretos e atualizados.

Estamos falando de informações como nome, filiação, CPF, Número de Identificação Social (NIS), entre outros dados cadastrais. Faça uma avaliação se o RH já possui esse registros e se eles estão em dia.

Ter os dados atualizados será necessário para fazer a qualificação cadastral, que é, basicamente, a validação das informações no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e na Receita Federal.

Observe prazos

Uma das mudanças que mais pode confundir empregadores é relativa ao momento correto de envio das informações sobre trabalhadores e encargos trabalhistas. Até o surgimento do eSocial os prazos eram mais alongados para um extenso grupo de obrigações. Hoje, não faz mais sentido, por exemplo, esperar até o fim do mês para notificar admissões e demissões.

Percebe como a rotina do RH fica mais dinâmica com o novo sistema? Reforçamos, isso não é ruim, pois depois de ajustados os processos as atividades serão concluídas de forma mais rápida, otimizando muito a rotina do departamento pessoal.

O que precisa ser observado em relação aos prazos é que eles se dividem em dois grandes grupos:

• eventos periódicos;
• eventos não periódicos.

São considerados eventos periódicos aqueles que ocorrem periodicamente, esses devem ser comunicados até o dia 7 do mês seguinte ao evento, como a folha de pagamento.

Já os eventos não periódicos não têm prazo específico para o seu cumprimento. É por isso, também, que eles exigem atenção maior. A admissão ou a demissão de funcionários são bons exemplos.

• admissão de funcionário: precisa ser notificada antes de qualquer evento relativo ao trabalhador;
• desligamento: precisa ser informada em até 10 dias seguintes à data da dispensa.

Consulte especialistas

Se você já começou a consultar os procedimentos relativos ao eSocial deve ter se assustado, pois existem muitos arquivos de envio e de recebimento das informações, os chamados layouts, e que podem parecer bastante confusos para quem está iniciando agora o processo de adequação. Há, ainda, uma série de regras a serem observadas.

Tudo isso torna importante a participação de especialistas no processo de transição para o eSocial. Profissionais que atuam nesse ramo vêm se preparando para a mudança há anos e estão atualizados em relação aos procedimentos e às dificuldades que precisam ser vencidas nessa etapa.

Tão importante quanto saber o que é eSocial é entender como deve ser ajustado à rotina da sua empresa. Isso pressupõe alinhamento de processos e integração de sistemas. Com apoio de uma assessoria contábil você resolverá esse impasse mais rapidamente e logo estará em dia com as obrigações.

Agora que você já sabe o que é eSocial, reforçamos um último ponto importante: mantenha-se atualizado em relação a possíveis mudanças. Nosso blog está sempre atento às novidades e você pode receber todo nosso conteúdo gratuitamente em seu e-mail, basta assinar nossa newsletter.

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