Conheça as 6 principais rotinas do Departamento Pessoal

As rotinas do departamento pessoal (DP) contemplam atividades de extrema importância para a gestão da empresa. Todas as etapas da trajetória profissional de cada funcionário — da admissão à saída da empresa — dependem das atividades desse setor.

O departamento pessoal, portanto, gerencia o principal ativo das organizações: as pessoas. Assim, a forma como essas tarefas são executadas e o relacionamento do setor com os trabalhadores são determinantes para o sucesso do negócio e para a melhora no ambiente de trabalho.

Além disso, todo o controle das informações sobre a área trabalhista passa por ali. Já deu para notar que as atribuições são inúmeras, certo? Confira este artigo e conheça detalhadamente as principais rotinas desse setor e veja como o e-Social interfere em cada uma delas.

Boa leitura!

Qual a diferença entre recursos humanos e departamento pessoal?

Para entender as rotinas do departamento pessoal, é importante saber o papel desse setor dentro de uma organização. É comum que as atribuições dele sejam confundidas com as do recursos humanos (RH) — o que leva a uma compreensão equivocada sobre as duas áreas.

O departamento pessoal é responsável pelos processos burocráticos relacionados às questões trabalhistas. O RH, por sua vez, atua na captação, na retenção, na valorização e no desenvolvimento da mão de obra.

De forma abrangente, o departamento pessoal é responsável pelos registros documentais relacionados ao quadro de funcionários, pelos pagamentos, pelo cumprimento de exigências legais trabalhistas, pela transmissão de informações aos órgãos competentes e pelo recolhimento de tributos específicos.

Entre as atividades mais comuns, o departamento pessoal faz a gestão da folha de pagamento, administra benefícios, realiza o recolhimento de encargos sociais e trabalhistas, controla o ponto dos funcionários e realiza admissões e demissões.

Enquanto o DP se dedica à parte burocrática, o RH tem como foco aspectos comportamentais. Sua função é gerenciar as relações estabelecidas no ambiente de trabalho, fortalecer os valores culturais da empresa, atrair, reter e desenvolver talentos.

No dia a dia, o RH organiza processos seletivos, realiza avaliações de desempenho, faz treinamentos, estimula o desenvolvimento de habilidades dos colaboradores e adota práticas para motivar os funcionários.

Quais são as principais rotinas do departamento pessoal?

As rotinas do departamento pessoal são amplas, complexas e precisam ser conduzidas com a máxima atenção. Afinal, elas congregam o cumprimento de exigências legais e tributárias da área trabalhista.

Um erro simples — como o cálculo incorreto de pagamentos — pode prejudicar diversos trabalhadores. Falhas quanto ao recolhimento de encargos sociais e tributos, por sua vez, podem onerar a empresa com multas e passivos consideráveis. Além disso, há uma série de exigências legais que podem gerar demandas judiciais.

Confira, agora, algumas das principais tarefas do setor:

1. Fazer admissão e demissão de funcionários

Entre os registros a serem feitos pelo departamento pessoal, a admissão e a demissão dos colaboradores se destacam. Essas informações são imprescindíveis para que um novo contratado possa realizar suas funções, assim como determinar as condições relativas ao desligamento.

Para o funcionário, trata-se de dois dos eventos mais importantes na sua relação com a empresa. No entanto, a importância da admissão e da demissão não se restringe ao lado do trabalhador.

Para a empresa, essas informações são estratégicas em relação à configuração do quadro funcional e têm efeito importante sobre o planejamento financeiro. Há, ainda, outro fato importante relacionado à admissão e à demissão: as informações que precisam ser repassadas a órgãos de controle e fiscalização do poder público.

Entre eles está o Ministério do Trabalho e Emprego, que organiza o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) com base em dados repassados pelas empresas sobre contratações e desligamentos.

2. Administrar a folha de pagamento

A folha de pagamento exige apuração precisa de salários, benefícios, adicionais, gratificações, descontos e recolhimentos de encargos sociais e trabalhistas. Todos os valores relativos aos direitos e deveres dos funcionários precisam ser processados.

São verificações tão importantes e complexas que, muitas vezes, compensa para as empresas contratar uma assessoria contábil para realizar esse processamento completo. Essa é uma opção que facilita a gestão do pagamento dos colaborados e dos recolhimentos tributários necessários — evitando, assim, erros e retrabalho.

3. Controlar a jornada de trabalho

A jornada de trabalho traz informações importantes que precisam ser controladas pelo departamento pessoal. Esse gerenciamento é fundamental para identificar a necessidade de pagamento de horas extras e adicional noturno.

Outro aspecto fundamental é a segurança jurídica da empresa em relação a possíveis demandas trabalhistas ou quanto a irregularidades que possam ser alvo de autuações por parte da Justiça do Trabalho.

Alguns cargos têm limitações na jornada — de acordo com acordo coletivo da categoria ou com a modalidade da contratação (estagiário), por exemplo — e isso também precisa ser controlado. Há, ainda, efeitos estratégicos decorrentes desse controle, como avaliar a produtividade da equipe, verificar a assiduidade e organizar escalas de trabalho.

4. Gerenciar férias, licenças e afastamentos

Férias, licenças e afastamentos interferem diretamente no processamento da folha. Sem o controle rigoroso dessas informações, o processamento fica comprometido.

No entanto, não é só isso. Acompanhar períodos de férias é uma exigência legal, além de ser de extrema importância para o alinhamento das equipes de trabalho, de modo que a saída de um trabalhador não comprometa tarefas ou sobrecarregue o time. O mesmo vale para licenças e afastamentos.

5. Calcular e pagar encargos sociais e trabalhistas

É atribuição do departamento pessoal fazer o recolhimento de encargos sociais e trabalhistas. O não cumprimento dessa obrigação pode gerar sanções pesadas para a empresa ou prejuízo aos trabalhadores.

No caso dos encargos sociais, estamos tratando de recolhimentos vinculados benefícios indiretos dos trabalhadores — como FGTS, INSS e outros. Os encargos trabalhistas, ao contrário, são direcionados diretamente aos trabalhadores como valores extra-salariais — 13º salário, adicionais e férias, por exemplo.

6. Prestar informações aos órgãos públicos

Todas as rotinas do departamento pessoal precisam ser realizadas com rigor, pois a maior parte delas reúne informações que precisam ser prestadas aos órgãos do poder público. Entram aí comunicados de acidente de trabalho, a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), o Caged e a declaração de imposto de renda, por exemplo.

Como o e-Social altera as práticas do departamento pessoal?

O e-Social está vinculado ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Isso quer dizer que todas as informações relativas às rotinas do departamento social passam a ser registradas e transmitidas em ambiente digital.

A questão é que esses registros precisam ser comunicados aos órgãos do poder público, muitas vezes em esferas e períodos distintos, exigindo retrabalho e apurações em documentos físicos.

Ao passar para o ambiente digital, a inserção, o arquivamento e a busca dessas informações fica mais fácil. Passa-se de uma visão fragmentada de processos para um olhar mais abrangente.

Outro benefício é quanto ao envio dessas informações, que, pelo e-Social, devem ser feitos eletronicamente, atendendo às necessidades de órgãos distintos que dependem dos mesmos dados, como Receita Federal, ministérios do Trabalho e Emprego e da Previdência, INSS e Caixa Econômica Federal.

Isso não significa, no entanto, que as empresas não encontram dificuldade de adaptação. Como toda mudança significativa, a implantação do e-Social não é algo tranquilo em um primeiro momento. Para que o sistema funcione é preciso ter uma base cadastral consistente e atualizada.

As empresas precisam rever todos os dados dos colaboradores e completá-los, se for o caso, para só então incluí-los no portal Dataprev a fim de verificar possíveis divergências. É fundamental integrar todas as áreas da empresa, já que as informações dos demais departamentos interferem nos dados processados pelo DP.

Quando o e-Social estiver funcionando plenamente na sua empresa, há, ainda, uma outra mudança: o envio das informações precisa ser feito no mesmo momento da ocorrência. O comunicado de acidente de trabalho, por exemplo, deve ser registrado no sistema assim que o departamento pessoal for notificado.

Para empresas que terceirizam a contabilidade e que usam sistemas integrados de gestão, a transição pode ser um pouco mais tranquila. No entanto, é preciso investir nos processos de comunicação para que nenhuma informação se perca no caminho.

No final, a mudança trará resultados positivos. Você verá que as rotinas do departamento pessoal ficarão mais dinâmicas, otimizando processos importantes.

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