A emissão e o recebimento de notas fiscais fazem parte da rotina de qualquer empresa, mas, nem por isso, são procedimentos simples ou que devem ser encarados como mera burocracia. A correta gestão desses processos e de outras atividades relacionadas às exigências tributárias é feita por meio do serviço fiscal.
Fundamental para garantir o correto recolhimento de impostos e assegurar a conformidade com as regras do Fisco, o serviço fiscal auxilia na gestão de notas, mas tem efeitos que resultam em redução de custos e de erros que podem impactar seriamente o negócio. Conheça melhor esse trabalho e como adotá-lo de forma eficiente na sua empresa.
O que é serviço fiscal?
O serviço fiscal é parte importante da gestão tributária das empresas e envolve, sobretudo, as tarefas associadas à emissão e recebimento de notas fiscais. Empresas que prestam esse serviço desempenham um papel de controle sobre os procedimentos, conferindo todos os itens que compõem o documento fiscal, como dados do emissor e do receptor.
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É verificado, ainda, se a descrição estadual está ativa na Secretaria da Fazenda, se os preços dos itens estão corretos, entre outros aspectos mais complexos, como codificações que podem afetar o recolhimento dos impostos.
Os códigos são itens fundamentais nas notas que, sem o devido conhecimento, podem gerar distorções e prejudicar a empresa, tanto em relação aos custos quanto em relação à conformidade. A correta execução dessa tarefa requer que seja identificada corretamente qual é a mercadoria, a situação tributária (se é uma cobrança convencional ou sujeita à substituição tributária), se é possível aplicar algum benefício fiscal, entre outros detalhes.
Todos esses aspectos exigem a adequada classificação fiscal. Ou seja, os códigos a serem utilizados. Conheça os principais:
Código Fiscal de Operações e de Prestações (CFOP)
Descreve qual é o tipo de operação discriminada na nota e define o tipo de operação realizada. Esse procedimento exige atenção, pois existem mais de 550 códigos disponíveis e eles determinarão se há ou não recolhimento de impostos.
Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM)
É usado para identificar o tipo de mercadoria comercializada nos países membros do Mercosul. Erros nessa classificação podem gerar problemas no recolhimento de impostos como o de Produtos Industrializados (IPI) e de Importação.
Código Especificador da Substituição Tributária (CEST)
Como sugere o nome, o CEST identifica itens com substituição tributária. Nesse caso pode não haver recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).Ou seja, a falha nessa codificação pode fazer com que a empresa pague o imposto em duplicidade, afetando diretamente suas contas.
Como funciona o serviço fiscal?
Como foi possível perceber, o serviço fiscal realiza uma conferência sobre todos os aspectos relacionados às notas fiscais. Essa avaliação considera inúmeros detalhes, como mencionamos.
Alguns desses detalhes são determinantes para a redução de custos tributários. Por exemplo, há condições em que é possível reduzir alíquotas, como quando trata-se de um distribuidor de mercadorias. Em outros, como quando a relação é de consumo, pode-se até mesmo isentar a cobrança de impostos.
Esse trabalho é difícil quando executado por pessoas sem um conhecimento aprofundado sobre gestão tributária. Isso porque a legislação brasileira é imensa e há vários tributos incindindo sobre as notas.
O serviço fiscal minimiza esse problema ao trabalhar com informações que fazem parte do sistema de emissão de notas. Se houver a correta configuração, o controle de notas de vendas e compras fica mais simples.
Há, entretanto, outro aspecto a considerar: o de recebimento de notas. Essa esfera também exige uma verificação rigorosa, porque o prazo de cancelamento costuma ser curtíssimo. Se a nota vem com algum problema, em média, há apenas 24 horas para cancelamento.
A agilidade e conferência especializada nesses procedimentos são, portanto, características fundamentais do serviço fiscal eficiente.
Quem são os responsáveis pelo serviço fiscal?
O serviço fiscal especializado, em geral, é terceirizado. Isso quer dizer que as assessorias prestam auxílio contínuo às empresas. A primeira etapa desse trabalho consiste na checagem da forma como as notas fiscais estão sendo emitidas.
Na sequência, são feitos ajustes de possíveis incorreções. Entretanto, é normal que surjam dúvidas em relação a novos itens de comercialização. Nesse caso, a assessoria é consultada para evitar qualquer erro que possa comprometer os avanços obtidos.
Muitas empresas, por exemplo, têm que fazer pouquíssimas notas de devolução, o que aumenta a chance de erro, justificada pela falta de hábito, nesse caso. A assessoria deve, então, ser acionada para apoiar a operação de forma mais próxima.
Na estrutura das empresas, quando o serviço fiscal é realizado por colaboradores, é comum que o conhecimento sobre a legislação brasileira seja limitado, fazendo com a tarefa não seja executada de forma segura.
Profissionais especializados e que dominam o tema, geralmente, têm salários mais altos no mercado. Assim, as organizações optam por pessoas com menor qualificação, até porque nem sempre têm tanta demanda interna para justificar a contratação de especialistas. Por isso é tão comum que funcionários enfrentem dificuldade nesses processos, necessitando do auxílio de assessorias contábeis para aprender na prática.
A Nota Fiscal Eletrônica não facilita esses processos?
Na verdade, não. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) torna mais simples o procedimento de envio dos documentos fiscais, mas, ao mesmo tempo, demanda ainda mais conhecimento contábil por parte dos profissionais.
Como os procedimentos são feitos no computador, mesmo utilizando softwares que auxiliam na emissão das notas, a verificação de erros também é elevada. Ou seja, os equívocos são identificados com mais frequência. Isso exige ainda mais controle, já que dependendo do grau desses erros, o efeito pode ser até o de fechamento de empresas.
Como as assessorias tornam esses procedimentos mais eficientes?
A maioria das assessorias trabalha com um sistema interno. Dessa forma, quando as empresas também têm seus sistemas internos, é possível gerar relatórios que são comparados aos gerados pelo programa da assessoria contábil. Assim, por pareamento e cruzamento de dados, os erros podem ser identificados.
Dessa forma, quando se vê que determinado relatório não coincide com o do cliente, é feita uma investigação para saber onde está o erro e para planejar as ações de correção necessárias.
Já quando o cliente não tem seu próprio sistema integrado, é feita uma conferência de forma mais manual por parte da assessoria. Quando verificadas inconsistências nas declarações, pode ser feita uma investigação aprofundada.
Na maior parte das vezes, é mais eficiente para empresas terceirizarem o serviço fiscal. Isso porque, como foi dito, nem sempre há demanda contábil interna que justifique pagar um salário alto a um funcionário com conhecimento específico para aquilo. Além disso, os custos de atualização profissional acabam sendo muito altos.
As assessorias já contam com sistemas específicos para fazerem esses serviços, possuem profissionais especializados e atualizados, o que ajuda muito a evitar erros. Além disso, as assessorias elaboram, mensalmente, uma série de declarações importantes para a gestão da empresa, como a Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA), a Escrituração Fiscal Digital, a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), entre outras.
Enfim, o serviço fiscal tem um efeito significativo na gestão empresarial e pode ser um instrumento importante no planejamento tributário das empresas.
Se você se interessou pelo serviço fiscal, entre em contato conosco e saiba como esse trabalho pode ser valioso para o seu negócio.
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