Não incidência do INSS em verbas indenizatórias: sua empresa continua pagando?
Você sabia que sua empresa pode estar jogando dinheiro fora ao considerar a verbas indenizatórias como base de cálculo do INSS na apuração da folha de pagamento? Entenda esse e outros aspectos relacionados ao setor pessoal que podem estar minando o lucro do seu negócio.
A folha de pagamento é um assunto que causa desconforto em muitos gestores. Um dos motivos são os elevados valores resultantes de seu cálculo, já que não é apenas o salário dos funcionários que acaba por onerar o caixa do seu estabelecimento, mas também várias outras obrigações que surgem ao se admitir um trabalhador.
Para que você tenha mais segurança nesse assunto, reunimos informações importantes e fundamentais, que todo gestor precisa saber, e para que você possa entender quais atitudes devem ser tomadas em sua empresa para garantir conformidade com a legislação trabalhista e previdenciária, além de contribuir para que os direitos de seus funcionários sejam cumpridos nessa área, principalmente quando o assunto for a incidência do INSS sobre verbas indenizatórias.
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Então continue conosco e ótima leitura!
Entenda a importância do departamento pessoal para evitar o cálculo inadequado da sua folha de pagamento.
Para que você tenha um melhor entendimento sobre a importância de ter uma boa gestão de assuntos relacionados ao setor pessoal da sua empresa para um controle efetivo dos seus custos com colaboradores, é importante que a gente te explique com mais detalhes sobre como funciona o departamento pessoal.
Nesse contexto, primeiro é necessário perceber que a emissão de holerites e guias que devem ser recolhidas pela sua empresa relacionada à contratação de seus funcionários é o resultado final de todo um processo que acontece ao longo do mês.
Para que ele ocorra da maneira correta, é essencial que se defina quais informações serão necessárias e como será realizado o controle e coleta desses dados.
É o departamento pessoal o responsável em dar o suporte a sua empresa nessas questões, já que ele te orienta sobre o que deve ser enviado à contabilidade periodicamente, para que o cálculo da folha de pagamento ocorra da maneira adequada, como por exemplo carteiras de trabalho para serem baixadas, atualizadas ou registradas, exames admissionais e demissionais que devem ser apresentados, folhas de ponto, certidões de nascimento dos filhos de seus colaboradores, atestado de frequência escolar, dentre outros.
Também, o departamento pessoal da sua empresa é o responsável por enviar declarações como o eSocial, a Rais, GFIP, dentre outras.
Todas essas informações são essenciais não apenas para que sua folha de pagamento esteja correta, mas também para assegurar a conformidade legal de sua empresa, evitar que ela sofra sanções ao ser fiscalizada por auditores fiscais do trabalho, ter meios de prova ao ter que responder a ações sofridas por funcionários insatisfeitos.
Dessa forma, deve existir um diálogo muito próximo entre o departamento pessoal de sua empresa e todos os componentes da gestão, para que se possa assegurar clareza nessas informações.
Além disso, contar com um departamento pessoal atualizado com todos os aspectos relacionados à legislação trabalhista contribui para erros durante o cálculo de sua folha de pagamento, o que poderá causar sérios prejuízos ao financeiro do seu negócio.
Saiba o que são verbas indenizatórias e por que esse é um conceito que deve ser conhecido ao calcular sua folha de pagamento.
Agora que você já tem um melhor entendimento sobre a amplitude do trabalho do setor pessoal e importância de suas atividades, precisamos conversar sobre um assunto que aparece muito durante o cálculo da remuneração de seus empregados e das contribuições previdenciárias que sua empresa está obrigada a recolher: as verbas indenizatórias.
Elas podem ser entendidas, no âmbito trabalhista, como os valores devidos ao trabalhador a título de restituição por desembolsos realizados para tornar possível a execução das atividades de seus funcionários.
Não devem ser usadas como forma de composição dos salários de seus colaboradores, também o pagamento de verbas indenizatórias não deve ser considerado como alteração dos valores salariais estabelecidos pela sua empresa.
O vale-transporte, auxílio-creche e vale refeições são exemplos de verbas indenizatórias.
Principais problemas enfrentados por empresários quando o assunto é folha de pagamento
Agora que você entende as atribuições básicas do setor pessoal e tem um melhor domínio sobre o conceito de verbas indenizatórias, chegou o momento de te explicar os principais problemas enfrentados por empresários quando se trata de departamento pessoal e que podem afetar a lucratividade da sua empresa quando o assunto é cálculo da folha de pagamento.
Não atendimento integral à legislação previdenciária – verbas trabalhistas sobre as quais não incide o INSS
Nesse contexto, a legislação previdenciária é um fator importante que também deve ser levado em consideração quando se tratar de cálculo da folha de pagamento, principalmente no que diz respeito ao recolhimento do INSS.
Essa é um ponto muito suscetível de erros, pois embora já se tenha chegado ao entendimento de que a contribuição para o INSS deve incidir sobre os ganhos habituais do colaborador, como salários e hora-extras, muitas empresas ainda continuam a recolher o INSS sobre valores pagos à título de indenização, como por exemplo:
- vale Alimentação;
- auxílio doença pago pelo empregador;
- aviso prévio indenizado;
- ajuda de custo;
- vale transporte;
- auxílio educação;
- terço constitucional de férias;
- férias Indenizadas;
- auxílio creche;
- 13º salário sobre o aviso prévio indenizado
Dessa forma, caso seu negócio esteja pagando contribuição para o INSS sobre algum desses itens, poderá estar fazendo equivocadamente, o que não é algo raro.
A exclusão desse valores da base de cálculo do INSS, ao apurar sua folha de pagamento, é um entendimento que já é tido desde 2017 pelo Supremo Tribunal Federal (STF) e confirmado pela 5ª Turma do Tribunal Regional Federal da 3ª Região
Além disso, a própria lei confirma esse pensamento, quando observamos o artigo 22, inciso I, da Lei 8.212/91, que traz o seguinte:
Art. 22. A contribuição a cargo da empresa, destinada à Seguridade Social, além do disposto no art. 23, é de:
I – vinte por cento sobre o total das remunerações pagas, devidas ou creditadas a qualquer título, durante o mês, aos segurados empregados e trabalhadores avulsos que lhe prestem serviços, destinadas a retribuir o trabalho, qualquer que seja a sua forma, inclusive as gorjetas, os ganhos habituais sob a forma de utilidades e os adiantamentos decorrentes de reajuste salarial, quer pelos serviços efetivamente prestados, quer pelo tempo à disposição do empregador ou tomador de serviços, nos termos da lei ou do contrato ou, ainda, de convenção ou acordo coletivo de trabalho ou sentença normativa.
Então, uma pergunta importante que deve ser feita è:
O INSS da sua empresa está sendo calculado da forma correta ou você está pagando – desnecessariamente – INSS sobre as verbas indenizatórias dos seus funcionários?
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Sistemas de cálculo da folha de pagamento não parametrizados corretamente
Outro aspecto importante que afeta principalmente empresas que têm um departamento pessoal funcionando internamente e que usam um sistema de gestão específico para calcular o salário de seus colaboradores são sistemas configurados de maneira inadequada.
Como percebemos, ao apurar a remuneração dos seus colaboradores, existem muitos detalhes na legislação que devem ser considerados ao parametrizar o seu sistema.
Quando isso não ocorre da forma correta, sua empresa corre o risco de pagar valores maiores ou menores aos seus funcionários.
Ambas situações deixam sua empresa em desvantagem. A primeira pois repercute negativamente no caixa, já que esse dinheiro poderia ser usado para investir na ampliação do seu negócio, adquirir insumos ou mesmo montar uma reserva financeira.
No segundo, pois torna seu empreendimento vulnerável a processos trabalhistas, multas e sanções, caso seja fiscalizada.
Desconhecimento da convenção coletiva de trabalho da categoria de seus funcionários
Ponto importante que vale a pena ressaltar e que também pode afetar diretamente a gestão do setor pessoal da sua empresa está relacionado ao desconhecimento da convenção coletiva de trabalho que regula os direitos dos seus colaboradores.
Sabemos que a Consolidação das Leis do Trabalho é uma das principais leis que devem ser obedecidas ao se realizar o cálculo de sua folha de pagamento, porém, de igual modo é importante saber e respeitar os direitos e deveres que existem nas convenções.
Controle inadequado de horas trabalhadas – e horas extras
Além de ser um erro que também expõe sua empresa a sanções trabalhistas, principalmente em fiscalizações, não ter um registro de ponto adequado de seus funcionários pode fazer com que você pague valores indevidos.
E isso é um grande problema, já que havendo registro indevido de horas-extras, elas também serão usadas como base para cálculo não apenas do salário, mas de contribuições devidas ao INSS, férias, dentre outras.
O que você precisa fazer para evitar esses problemas em sua empresa
Nesse contexto, é essencial que os responsáveis por calcular a folha de pagamento do seu negócio tenham conhecimento profundo da legislação, pois dessa maneira evitam cálculos indevidos da sua folha de pagamento.
Além disso, é essencial que o dia a dia da sua empresa conte com uma administração de pessoal alinhada com as necessidades do seu negócio, pois, como já vimos até aqui, a apuração desses valores envolve todo um processo que deve ser realizado ao longo do mês, de posse dos documentos corretos e de informações exatas, e, para isso, é necessário haver um controle adequado por parte da sua administração.
Tendo em vista a complexidade e vários aspectos envolvidos no cálculo isso, se torna ainda mais importante, já que, como vimos, um erro no registro de uma hora-extra poderá não apenas o valor da remuneração paga ao trabalhador, mas também o cálculo do INSS, férias e várias outras obrigações que a sua empresa está obrigada a pagar ao governo ou aos seus funcionários.
Dessa forma, é essencial que o responsável pelo cálculo tenha conhecimento adequado sobre os aspectos legais que giram em torno de sua empresa, principalmente considerando que eles podem mudar de acordo com o ramo que você atua e a classe de trabalhadores que você emprega, tornando primordial o total domínio da convenção coletiva que regula os direitos de seus colaboradores.
Além disso, contar com um sistema que possibilite tratamento adequado das informações e parametrizado corretamente evita erros no cálculo da sua folha de pagamento.
É importante deixar claro que esse cuidado é válido não apenas para evitar pagamentos a maior, mas também resguardar a empresa de processos trabalhistas e autuações decorrentes do não cumprimento dos direitos de seus funcionários.
Vale lembrar que, tratando-se de folha de pagamento, sua empresa estará sendo fiscalizada tanto pelos auditores representantes do governo, que visam garantir o cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária, quanto por seus empregados, que buscam fazer valer direitos presentes na Constituição Federal de 1988, Consolidação das Leis do Trabalho, e demais presentes em nossa legislação.
Contábil Rio: consultoria financeira na medida certa para a conformidade da sua empresa
Nesse contexto, você para evitar o cálculo e pagamento equivocado de valores em sua folha de pagamento, é importante contar com apoio especializado, de uma contabilidade que zele pelas informações geradas pela sua empresa e tenha conhecimento prático e teórico em dar suporte personalizado a empresas como a sua, quando o assunto é assessoria em departamento pessoal.
E nós, da Contábil Rio, podemos te auxiliar nessa tarefa.
Somos uma empresa que tem tradição na área contábil, pois estamos no mercado desde 1955, ou seja, contamos com mais de 66 anos auxiliando nossos clientes a terem sucesso em seus negócios.
Temos cuidado em executar cada tarefa com qualidade, pois entendemos que esse é o caminho mais fácil para oferecer um atendimento de excelência.
Nossos profissionais são criteriosamente escolhidos e passam por atualização constante para que possam acompanhar de maneira adequada as principais mudanças ocorridas na legislação.
Isso pois sabemos a importância da informação não apenas para que sua empresa se mantenha regular com o fisco, mas também para levar soluções que promovam redução de custos e uso eficiente dos recursos disponíveis em seu negócio.
QUERO GARANTIR A CONFORMIDADE TRABALHISTA DA MINHA EMPRESA!
