Emissão de Notas fiscais: tudo de que você precisa saber para que seu e-commerce esteja seguro

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Você possui um e-commerce e tem dúvidas de como emitir a nota fiscal?

Não é só porque o seu comércio é na esfera eletrônica que você não precisa emitir as notas fiscais. Emitir corretamente evita que o seu e-commerce tenha problemas com o fisco, além de trazer segurança e facilidade na gestão

Abrir um e-commerce e gerenciá-lo é muito mais do que anunciar o seu produto na plataforma online e enviá-lo ao consumidor. O empreendedor precisa dar uma atenção voltada especialmente para a parte fiscal e financeira do seu negócio. Isso, claro, se o empreendedor quer ter sucesso em sua jornada.

Se você quer começar a vender pela internet, leia nosso artigo, pois falaremos sobre a emissão de notas fiscais para o e-commerce de forma clara e objetiva.

Boa leitura!

O que é Nota Fiscal  Eletrônica, a NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento emitido de forma digital, que registra o que foi vendido ao consumidor através da plataforma online. Esse documento deve ser entregue junto aos produtos que foram comprados pelo consumidor. É, nesse sentido, uma obrigação.

A Nota Fiscal Eletrônica é a ferramenta  que os gestores de um e-commerce utilizam para emitir uma nota fiscal para a sua loja virtual. Ela pode ser emitida pelo computador de uma forma bem simples, não é algo extremamente trabalhoso – o que pode ser feito 

Qualquer pessoa jurídica pode fazer a emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Basta ter um CNPJ ativo e o cadastro na base da Secretaria da Fazenda, o SEFAZ.

Dependendo do porte da empresa, o próprio gestor consegue emitir essa Nota Fiscal Eletrônica. No entanto, em casos de empresas de portes maiores, o gestor pode contratar um colaborador para exercer essa função exclusivamente, a fim de que esse seja um processo sem erros, haja vista que o gestor se preocupa com muitas outras demandas relacionadas ao negócio. 

Sendo assim, continue na leitura desse artigo e você entenderá como emitir uma nota fiscal para o seu e-commerce corretamente! Caso queira entender melhor como a emissão de notas fiscais para o e-commerce funciona, veja estas postagens:

Contabilidade para Ecommerce 

Como abrir um e-commerce – Como ter sucesso em minha loja virtual? 

Emissão de notas fiscais: a importância para as empresas 

A importância da emissão de Notas Fiscais no e-commerce 

Primeiramente, é importante esclarecer sobre a obrigatoriedade de emissão de Notas Fiscais.

Comércios eletrônicos enquadrados no regime de MEI não são obrigados a emitir Notas Fiscais para consumidores que são pessoas físicas, mas passam a ser obrigados a emitir Notas Fiscais se o adquirente for uma pessoa jurídica. Apesar de tal resumo ser claro, veremos isso com mais detalhes no decorrer do artigo…

Já comércios enquadrados em outros regimes têm a obrigação de emitir e de enviar Notas Fiscais aos seus consumidores – sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, já que as empresas enquadradas em regime de MEI não pagam tributos pelo valor das notas fiscais emitidas. 

Então o recomendado, caso seu comércio eletrônico não seja MEI, é que comece a operar dentro da regularidade e, assim, forneça todas as notas fiscais em todas as operações de seu comércio eletrônico. Isso garante, inclusive, legitimidade para o negócio em questão; as pessoas passam a ter mais segurança 

Além disso, o uso da Nota Fiscal Eletrônica oferece muitas vantagens para o comércio virtual, já que ela pode ser enviada para o consumidor por e-mail, o que gera economia para o empreendedor. Essas notas fiscais emitidas online devem ser armazenadas pela empresa por 5 anos com muito mais facilidade, haja vista que não é necessário um espaço físico para armazená-las e o acesso a essas notas fica facilitado. É sempre bom prezar pela otimização de nosso dinheiro e de tempo, nesse sentido tal uso é benéfico aos empreendedores.

 Por fim, utilizar o sistema eletrônico para armazenamento das NF-e  permite que toda a atividade de uma empresa fique centralizada em uma único sistema, o que facilita o reenvio ou a correção de uma nota fiscal, se por ventura ocorra um erro – o que não se espera quando há um auxílio para isso.

Sou MEI, preciso emitir Nota Fiscal?

Você está iniciando o seu negócio virtual, tornou-se um MEI e quer saber se precisa emitir Nota Fiscal? Com certeza, nesse momento, várias dúvidas pairam sob sua cabeça.

Bom, o MEI não é obrigado a emitir notas fiscais, conforme falamos um pouco acima nesse artigo, porém, em vendas realizadas para pessoas jurídicas e para órgãos públicos, é obrigatória a emissão desse documento. Em caso de pessoas físicas, apenas é necessário se o consumidor solicitar esse documento. 

A categoria MEI pode oferecer facilidade em legalização, mas é importante avaliar o faturamento anual de sua empresa, já que o teto para MEI é de 81 mil. Após essa análise, se seu comércio ultrapassar esse valor, você será enquadrado como microempresário, sendo, assim, obrigado a emitir notas fiscais para pessoas físicas e jurídicas.

Por esse motivo, contar com um serviço contábil que facilite o processo burocrático e que o direcione para o regime tributário correto de seu e-commerce faz toda a diferença! Assim, você pode focar tranquilamente em seus resultados e não precisa correr perigo de estar agindo na ilegalidade! Essa é, com certeza, a oportunidade de você não precisar mais se preocupar com isso.

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica e não cometer erros?

É claro que um empreendedor quer realizar os processos de forma perfeita. Logo, a fim de te ajudar, já antecipamos que são poucas as etapas necessárias para emitir uma nota fiscal eletrônica para o seu comércio virtual; aqui vai um passo a passo:

  • Verifique o seu cadastro e do seu cliente pessoa jurídica junto ao governo: primeiramente, para emitir a nota fiscal, qualquer que seja, é necessário que seu e-commerce e o seu cliente estejam credenciados e ativos nos órgãos competentes de seu estado, respeitando a atividade exercida.
  • Obtenha um certificado digital: para que as Notas Fiscais sejam emitidas e validadas juridicamente, é necessário ter um certificado digital, já que esse documento funciona como a assinatura digital de seu comércio eletrônico, garantindo, assim, a autenticidade das transações online. 
  • Tenha um software emissor de Notas Fiscais: para emitir a Nota Fiscal, você precisa ter um software emissor, podendo ser a versão gratuita oferecida pela SEBRAE – ou, caso prefira, uma versão adquirida pelo e-commerce. 
  • Verifique o tipo de Nota Fiscal que será emitida: como estamos falando especificamente de e-commerce, a nota fiscal correta é a NF-e.

Após a liberação junto ao sistema do governo e do seu software emissor, você já pode começar o processo de emissão da sua nota fiscal.

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Emitir uma nota fiscal errada pode gerar transtornos, mas nada que não possa ser resolvido… 

Para emitir a nota fiscal corretamente e para evitar problemas com o fisco, basta seguir o passo a passo de seu software de emissão, atentando-se às seguintes informações na composição da Nota Fiscal:

  • Nome/ Razão Social;
  • CPF/CNPJ;
  • Endereço;
  • E-mail e telefone do consumidor;
  • Data de emissão da nota fiscal;
  • Natureza da operação (o que será feito com o produto);
  • Valores das transações (fretes, seguros, descontos e outras eventuais despesas);
  • Dados da transportadora (caso seja um serviço terceirizado);
  • Descrição detalhada dos produtos;
  • CFOP;
  • CST;
  • NCM;
  • Alíquota de ICMS e de IPI;
  • Alíquota de PIS e de COFINS;
  • Substituição Tributária – Alíquota e MVA;
  • E outras. 

O próprio software realiza o cálculo do valor total da Nota Fiscal; assim que todos esses dados forem apurados, é só enviar por e-mail e, se preferir, você pode imprimir e enviá-la junto com os produtos. 

Além da atenção no momento da emissão, é imprescindível que o gestor armazene as Notas Fiscais geradas pelo seu e-commerce por pelo menos 5 anos e que elas estejam com fácil acesso, caso sejam solicitadas para a realização de processos contábeis, considerando que são documentos eletrônicos.

Há diversas ferramentas de armazenamento para o controle de suas notas fiscais. A seguir, você verá uma lista com dicas de como organizar de forma efetiva as suas notas fiscais. 

  • Estabeleça um local adequado para o armazenamento das notas fiscais físicas;
  • Organize de imediato todas as notas fiscais que são emitidas e recebidas;
  • Defina datas para a revisão de suas notas fiscais;
  • Utilize arquivos e pastas adequadas para o armazenamento das notas fiscais, afinal esses documentos precisam ser guardados por 5 anos;
  • Crie categorias para a melhor organização de suas notas fiscais;
  • Defina quem cuidará das notas fiscais;
  • Em caso de arquivos digitais, tenha cuidado ao escolher o local de armazenamento; 
  • Faça a revisão anual de suas notas fiscais, assim você pode ter um controle do que não precisa mais permanecer armazenado em sua empresa;
  • Estabeleça uma rotina na emissão de notas fiscais.

Por fim, automatize os processos de emissão de notas de sua empresa, já que emitir de forma manual aumenta os riscos de erros, o que pode ser mais trabalhoso e prejudicial para o seu e-commerce. 

Emita a NF-e no momento da conclusão da compra dentro da plataforma de vendas, dessa forma os riscos de deixar qualquer informação passar despercebida são minimizados. 

Você pode facilitar esse processo contando com uma assessoria contábil que auxilie o gestor em processos que parecem ser burocráticos e que, por ventura, não possam apresentar falhas para não prejudicar a empresa junto aos órgãos competentes. 

Afinal, por mais que o seu comércio seja na esfera eletrônica, manter tudo dentro da legalidade traz tranquilidade para que você consiga focar no atendimento e nos resultados de sua empresa! 

Infelizmente, muitos são os casos de empreendedores que acabam não conseguindo realizar o processo de emissão de Notas Fiscais. Isso se dá porque, apesar de não ser um processo difícil, ele requer atenção – coisa que gestores estão precisando cada vez mais pelo acúmulo de demandas em suas rotinas.

Por isso, conte com quem pode te auxiliar da melhor forma! 

Ao deixar essa responsabilidade nas mãos de quem conhece os processos e de quem sabe como exercê-los da maneira mais assertiva possível, você terá tranquilidade em ter suas Notas Fiscais sem nenhum tipo de burocracia. 

Conte conosco, da Contábil Rio, para auxiliar na gestão do seu e-commerce de maneira assertiva e segura!

Começar o seu e-commerce contando com apoio contábil de qualidade é muito mais fácil! Afinal, você procura a praticidade e rapidez que um serviço online pode oferecer! Portanto, conte com a ajuda de especialistas em soluções contábeis, que usufruem de sistemas de alta tecnologia integrados à sua rotina, cuidando de backups automáticos, capazes de organizar os dados de sua empresa de forma rápida e eficiente! Tudo isso contando com um atendimento personalizado e sempre à sua disposição, a Rio Contábil trabalha para que o seu e-commerce seja referência no mercado eletrônico, oferecendo soluções práticas, desde o momento de sua abertura e auxiliando, também, na gestão de seu negócio! 

Com 66 anos de atuação no mercado, o nosso objetivo sempre foi alcançar um padrão de excelência para nossos serviços e para nossos clientes. Nos orgulhamos de nunca estarmos satisfeitos e de buscarmos formas de melhorar e de encantar nossos clientes, oferecendo serviço de qualidade e com a precisão necessária, fazendo com que o seu e-commerce esteja sempre de acordo com a lei vigente!  

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