O fluxo de caixa é uma ferramenta extremamente importante para a gestão financeira de qualquer negócio. Porém, apesar disso, nem todos os empresários se atentam para as melhores práticas na sua utilização. O resultado desse descuido pode ser desagradável e gerar problemas como dívidas, saldo negativo e até a falência da empresa.
Para evitar tudo isso, o ideal é controlar o fluxo de caixa adequadamente, melhorando as previsões que você faz para o seu negócio e trabalhando com informações concretas para operar no azul. Quer saber como fazer isso? Confira o artigo de hoje!
O que é e qual a importância do fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle que possibilita o acompanhamento de todas as movimentações financeiras da sua empresa. Ele faz isso por meio da relação de entradas e saídas realizadas dentro de um período pré-determinado.
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Ele funciona como uma espécie de “mapa”, incluindo todos os custos fixos, variáveis, investimentos, aplicações, rendas e previsões. Por isso, quanto mais detalhado for o seu fluxo de caixa, mais precisas serão as informações que você terá sobre seu negócio.
Quando feito de maneira adequada, o fluxo de caixa possui muitas vantagens, como:
- melhora o gerenciamento dos gastos, identificando aqueles que são desnecessários;
- oferece um controle maior das contas da empresa, sabendo exatamente onde o dinheiro está sendo gasto;
- planejamento financeiro mais efetivo e real, possibilitando prever meses mais complicados e modificar sua gestão a tempo para conseguir resultados positivos nesses períodos;
- melhora no processo de tomada de decisão, já que você terá dados reais e precisos para embasar suas escolhas.
É a partir da análise do fluxo de caixa que o empreendedor poderá, por exemplo, decidir entre dar ou não mais prazo para que os clientes façam os pagamentos e até pensar sobre a necessidade de recorrer a um empréstimo para que o negócio continue funcionando.
Como controlar corretamente o fluxo de caixa?
A principal recomendação para elaborar corretamente o fluxo de caixa é considerar a realidade da sua empresa. Lembre-se sempre de incluir todos os valores (já que mesmo os pequenos gastos podem influenciar negativamente no fim do mês).
Veja outras 8 dicas importantes para fazer um fluxo de caixa eficiente!
1. Determine o período
Um fluxo de caixa pode ser usado para controlar as despesas semanais, mensais e até anuais. O mais comum é o controle mensal, mas é essencial que você atualize o seu fluxo todos os dias.
Esse hábito prevenirá que você se esqueça de fazer um lançamento importante, por exemplo, ou que seja pego de surpresa com uma movimentação inesperada ou um saldo negativo. Quanto menor for o período de acompanhamento, mais eficiente será o seu fluxo de caixa.
2. Levante todas as receitas e despesas e categorize-as
Depois de definido o período, faça um levantamento de todas as suas receitas e despesas e, se possível, tente se antecipar fazendo uma previsão realista do futuro próximo. Uma dica importante é categorizar as suas despesas em gastos fixos, variáveis, administrativos, de manutenção do prédio e assim por diante.
Assim, será mais fácil saber onde o seu dinheiro está sendo usado e quais são as maneiras de cortar gastos quando isso for necessário. Não se esqueça de fazer previsões reais, como os pagamentos parcelados a receber.
No entanto, lembre-se de estar precavido em relação a possíveis problemas — como atrasos nos pagamentos de clientes, por exemplo — e certifique-se de que você terá capital suficiente para arcar com suas despesas.
3. Atualize o fluxo de caixa
Muitos empresários não criam uma rotina de atualização do fluxo de caixa, o que faz com que eles se esqueçam de lançar valores importantes. Para evitar essa situação, crie o hábito de anotar todas as despesas e receitas no momento em que elas acontecem ou, pelo menos, sempre no mesmo horário do dia.
Imagine um empresário que tem o hábito de realizar os lançamentos toda sexta-feira. Caso algum problema aconteça, em apenas sete dias essa situação será detectada, diminuindo os prejuízos.
4. Não confunda recebimentos com vendas
Outro ponto que merece destaque é a diferença entre recebimento e vendas. Afinal, não é porque você fechou um negócio que já poderá lançá-lo no seu fluxo de caixa. Lembre-se de somente fazer isso quando realmente receber esse valor. Se, por exemplo, você efetuou uma venda parcelada em 5 vezes, lance o valor correspondente também em 5 vezes.
5. Inclua as despesas ocultas
Um bom fluxo de caixa deve conter todas as despesas da sua empresa — isso significa que você deve incluir os valores referentes ao pagamento do 13º dos seus funcionários, a manutenção dos aparelhos de ar-condicionado e outros gastos que não ocorrem todos os meses.
Se possível, tente sempre destinar um valor mensal a possíveis emergências, criando um caixa extra para esses gastos e evitando comprometer o seu capital de giro quando algo fora do comum acontece.
6. Acompanhe o seu planejamento financeiro
Fazer um bom planejamento financeiro é ótimo, mas não tem nenhuma serventia se você não acompanhá-lo. Os dados do fluxo de caixa permitem que você identifique antecipadamente possíveis situações negativas. Por isso, esteja sempre atento ao que os dados apresentam e tome ações preventivas antes que os problemas ocorram.
Por exemplo, se o seu fluxo de caixa indica que no próximo mês você terá de operar no negativo, comece a tomar ações imediatamente para evitar essa situação — tente aumentar as vendas com o auxílio de promoções, corte gastos desnecessários ou até estude maneiras de remanejar a sua equipe.
7. Seja realista
Na hora de fazer previsões, muitos empresários têm uma visão otimista demais dos cenários, o que pode levar a projeções irreais. Lembre-se de que muitos negócios podem ter períodos de alta e de baixa dependendo do mês, como nos casos de venda de materiais escolares ou das lojas de roupas.
Além disso, é muito importante que você estabeleça condições claras de pagamento para os seus clientes. Se você não tiver certeza de quando receberá, como poderá planejar adequadamente seus pagamentos e investimentos?
8. Aposte na tecnologia
A planilha pode ser uma boa aliada em inúmeros itens da sua gestão, mas não é a ferramenta mais indicada para realizar o seu fluxo de caixa ? principalmente quando outros funcionários têm acesso a ela — o que faz com que seja fácil que alguém apague, por descuido, um dado importante, por exemplo.
Atualmente, existem muitos softwares integrados de gestão que proporcionam maior eficiência e um acompanhamento mais detalhado do seu fluxo de caixa — inclusive via mobile, permitindo que você tenha acesso ao documento em qualquer dia, horário e de qualquer lugar.
Com essas informações ficou mais fácil controlar o fluxo de caixa da sua empresa? Aproveite e veja o nosso post completo sobre a importância da emissão das notas fiscais!
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