5 aspectos da folha de pagamento que você, empresário, precisa compreender para garantir a conformidade trabalhista do seu negócio!
Entenda tudo que você precisa saber para garantir assertividade com a folha de pagamento de seus colaboradores
Gerir uma empresa rumo ao sucesso não é algo simples, e a prova disso é que uma minoria alcança resultados realmente extraordinários.
A principal razão para isso é a falta de atenção e cuidado com absolutamente todos os aspectos que abrangem o negócio e promovem um desenvolvimento em plena conformidade e com completo controle financeiro.
Dentre os diversos desafios que você, gestor, enfrenta para tocar a sua empresa da melhor forma possível, o RH e o cumprimento das obrigações trabalhistas são aspectos a se atentar para garantir que seu negócio se mantenha distante de problemas que podem interferir negativamente em seu crescimento.
Quer ajuda para abrir uma empresa ou ter um CNPJ?
A Contábil Rio pode ajudar você na abertura de sua empresa, deixe seus dados e nossos especialistas entrarão em contato.
Sabendo disso, preparamos este artigo justamente para te auxiliar com essa questão, abordando todos os aspectos que você precisa compreender sobre a folha de pagamento para garantir o sucesso do seu negócio.
Folha de pagamento – O que é?
Partindo do conceito, a folha de pagamento nada mais é do que um documento, onde são evidenciados todos os dados referentes ao pagamento dos colaboradores da sua empresa, abrangendo os descontos, obrigações trabalhistas e afins.
Este documento é indispensável para colaboradores que estão contratados dentro do regime CLT, contudo, para além de uma obrigação, é uma forma de comprovar que a sua empresa está em dia com as obrigações e de deixar evidenciado ao colaborador como se chegou ao salário líquido que ele está recebendo.
Sendo assim, é crucial para a conformidade e segurança da sua empresa, bem como para um bom relacionamento com seus colaboradores, que se tenha em mãos esse documento, como forma de mostrar que seus direitos estão sendo devidamente cumpridos.
Entretanto, na correria do dia a dia e com diversas tarefas administrativas para resolver, sabemos que muitos gestores não têm máxima compreensão sobre como a folha de pagamento funciona e como garantir que esteja sendo realizada de forma adequada.
Por isso, ao longo do artigo, vamos falar sobre os principais aspectos que você precisa se atentar e daremos as informações vitais sobre o assunto, para que a folha de pagamento não seja um problema para você.
Passo a passo para elaboração da folha de pagamento
O primeiro aspecto que você, gestor, precisa compreender sobre este documento é o que é preciso para elaborá-lo.
Isso porque é fundamental que todos os detalhes cruciais estejam evidenciados na folha de pagamento, de forma correta, para que você não tenha problemas com processos trabalhistas caros e desgastantes.
Portanto, preparamos um passo a passo com uma base para você seguir e não deixar nada de fora na elaboração da folha de pagamento.
1º Passo – Informações da empresa e do colaborador
Na folha de pagamento, precisa constar as informações da sua empresa e do colaborador.
Sendo assim, de forma simples, precisa ter o CNPJ, endereço e nome da empresa, enquanto, do colaborador, é preciso o nome, cargo exercido e base salarial.
Você pode acrescentar outros dados para deixá-la mais completa, porém, esses são os mais essenciais e que não podem deixar de ser evidenciados logo no topo da folha de pagamento.
2º Passo – Apuração de horas trabalhadas
Para isso, o ideal é ter um controle de ponto para que se consiga apurar de forma precisa.
Neste passo, é preciso identificar se houveram horas extras, atrasos ou faltas, para que os devidos descontos e acréscimos sejam feitos para o colaborador.
Lembrando que, em caso de horas extras, é preciso que não sejam excessivas e podem ser pagas ou convertidas em banco de horas.
3º Passo – Descontos
Os descontos se referem a dois aspectos: em relação às horas trabalhadas apuradas anteriormente e em relação a benefícios e obrigações como o INSS.
Sendo assim, é preciso evidenciar na folha de pagamento os atrasos e faltas, tendo o tempo e o desconto que foi gerado.
Além disso, também precisa estar evidenciado a porcentagem de desconto referente ao INSS e benefícios como VT, convênio médico e afins.
4º Passo – FGTS
O FGTS não é descontado do salário do seu colaborador, sendo uma obrigação que cabe à sua empresa cumprir com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
A porcentagem é de 8% e é um direito do seu colaborador que precisa ser cumprido de forma adequada para que você se mantenha distante de problemas.
5º Passo – Salário líquido
Por fim, com todos os passos e os cálculos realizados, se torna possível chegar ao salário líquido, que é quanto o colaborador vai, de fato, receber.
Com tudo que mencionamos anteriormente devidamente evidenciado, o colaborador terá acesso, em sua folha de pagamento, a como se chegou no valor de salário líquido recebido, o que é importante para que tudo fique bem esclarecido.
Como fazer a gestão de folha de pagamento?
O segundo aspecto que você precisa saber sobre a folha de pagamento é com realizar a sua gestão.
Isso porque é algo que demanda tempo e muita atenção, e sabemos que não é a única coisa que você precisa lidar no dia a dia.
Sendo assim, é preciso saber como realizar uma efetiva gestão da sua folha de pagamento, para que tudo seja cumprido da forma adequada.
E nós preparamos algumas dicas especialmente para te auxiliar com isso.
Organização
A folha de pagamento precisará ser elaborada mensalmente e sempre de forma impecável, por isso, a organização é fundamental.
Para isso, defina uma data para cuidar dessa tarefa, lembrando de ajustar a sua organização de acordo com o número de colaboradores que o seu negócio tem.
Dessa forma, você garante que todas as folhas sejam realizadas com calma e tem tempo para que erros não sejam cometidos.
Controle de colaboradores
Especialmente para empresas com uma grande quantidade de colaboradores, é crucial ter o pleno controle de todos.
Afinal, é crucial que todos recebam suas folhas e pagamento juntamente com o recebimento do salário ou apenas alguns dias depois.
Por isso, seja por um sistema ou planilha, garanta o pleno controle dos seus colaboradores.
Use a tecnologia ao seu favor
Atualmente, existem tecnologias que facilitam muito a elaboração e envio da folha de pagamento, podendo ser uma alternativa viável para o seu negócio.
Com isso, até mesmo o envio das folhas pode ser feito via e-mail, o que acaba também sendo uma atitude sustentável em prol do meio ambiente, especialmente em grandes empresas que geram um grande consumo de papel para a elaboração e entrega das folhas de pagamento físicas.
Métodos para economizar com a folha de pagamento
O terceiro aspecto que você precisa saber e aplicar são os métodos para economizar com a folha de pagamento.
Isso é essencial porque muitas empresas acabam tendo custos altíssimos em decorrência das folhas de pagamento, o que acaba trazendo impactos financeiros negativos.
O ideal é que esses custos sejam enxutos e, para isso, alguns métodos são indispensáveis, e vamo apresentar alguns deles agora.
Atenção com os salários
É crucial que a sua empresa ofereça salários com os quais pode, de fato, arcar…
Lembrando sempre que o custo que você tem com o colaborador vai bem além do salário líquido que ele recebe no final.
Sendo assim, é preciso ter uma ponderação e atenção para que os salários sejam adequados e também cabíveis na realidade da sua empresa.
Padronize a conta bancária para realização dos pagamentos
Esse é um ponto que não necessariamente vai diminuir os custos, contudo, vai te auxiliar a ter mais controle nas finanças da sua empresa como um todo.
Ao ter uma conta bancária padronizada, você consegue visualizar todo o valor que está sendo dedicado para a folha de pagamento e, assim, identificar se está excessivo ou não.
Além disso, em caso de algum problema, se torna mais simples apresentar comprovantes que mostrem que você está cumprido com suas obrigações da forma adequada.
Controle de horas extras
Especialmente se você paga as horas extras e não oferece banco de horas, é preciso impor um limite para isso.
Afinal, imagine se todos os seus colaboradores fizerem diversas horas extras no mesmo mês… Com certeza, seus custos com folha de pagamento irão para as alturas.
Sendo assim, tenha um pleno controle desse ponto.
Uso da tecnologia
Mais uma vez, a tecnologia apresenta benefícios para o seu negócio quando se trata da folha de pagamento.
Ao não precisar imprimir as folhas, além da questão sustentável, há uma grande diminuição nos custos com papéis, tinta e afins.
Sendo assim, o uso da tecnologia e dos softwares que digitalizam essa questão é essencial para manter custos enxutos.
Auditoria de folha de pagamento
O quarto aspecto que você precisa considerar é a auditoria…
Processos trabalhistas são caros, desgastantes, mancham a imagem da sua empresa e causam até mesmo um desengajamento dos seus colaboradores, ou seja, muitos prejuízos – para além do financeiro.
Dessa forma, a auditoria é fundamental para averiguar se tudo está sendo realizado da forma correta, se todas as obrigações estão sendo seguidas e afins.
Com isso, você tem mais segurança em relação à sua folha de pagamento, de forma a se manter distante de processos.
Para isso, a auditoria será responsável por:
- Analisar o RH da sua empresa;
- Analisar a elaboração das folhas de pagamento;
- Identificar o cumprimento das obrigações trabalhistas;
- Identificar custos excessivos; entre outros.
Com isso, você tem um melhor direcionamento para a gestão do seu RH, como um todo, trabalhando para que problemas não ocorram e o seu negócio esteja em plena conformidade com as responsabilidades trabalhistas que possui.
Como ter a folha de pagamento sempre em dia
O quinto e último aspecto que vamos abordar neste artigo é justamente como ter todos os aspectos anteriores garantidos e, assim, ter a folha de pagamento sempre em dia…
Para isso, é preciso de completa atenção e foco para garantir que tudo esteja funcionando da forma adequada, e é extremamente difícil conseguir isso ao mesmo tempo em que cuida de todos os demais aspectos da sua empresa que demandam atenção.
Por isso, preparamos um guia simples para que sua folha de pagamento esteja sempre em dia.
1 – Aplique tudo que apresentamos aqui
Tudo que apresentamos aqui são alternativas pensadas para melhorar a sua gestão da folha de pagamento, portanto, aplique tudo o que for viável ao seu negócio.
Com isso, você já diminui drasticamente os erros, atrasos e inconformidades que poderiam prejudicar o desenvolvimento do seu negócio.
2 – Acompanhe como tudo está sendo realizado
Esse ponto é até mesmo complementar ao anterior, pois, para aplicar tudo o que apresentamos ao longo do artigo de forma eficiente, é preciso manter um pleno acompanhamento de tudo.
Com isso, você impede que apenas um mês esteja com tudo em dia e nós próximos a desorganização tome conta novamente…
É crucial que a gestão da sua folha de pagamento esteja em dia, sempre.
3 – Conte com especialistas
É fato que manter tudo em dia e funcionando de forma impecável demanda tempo, dedicação e expertise, e a melhor forma de ter isso é atribuindo essa tarefa nas mãos de especialistas no assunto que irão cuidar de tudo para você.
Ou seja, a terceirização da sua folha de pagamento permite que seja cuidada por quem poderá dedicar a atenção necessária para manter tudo em dia, promovendo a tranquilidade que você precisa para focar nas demais atividades do seu negócio.
Só é preciso ter atenção para contar com reais especialistas, preparados para dar todo o suporte que você precisa.
Conte com a Contábil Rio!
E quando se trata de contar com especialistas preparados para dar todo o suporte necessário para que a folha de pagamento não seja um problema para sua empresa, você pode contar conosco, da Contábil Rio!
Nosso time de profissionais possui a expertise e experiência necessárias para te auxiliar a cuidar dessa questão de forma excelente.
Assim, você conta com menores custos, cumprimento das obrigações e plena tranquilidade quanto a isso.
Sendo assim, não hesite em entrar em contato conosco e entender detalhadamente tudo o que podemos fazer por você!
