7 dicas de redução de custos em pequenas empresas

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As pequenas empresas representam uma fatia significativa dos estabelecimentos comerciais em atividade no Brasil. De acordo com um levantamento do SEBRAE sobre a importância das MPEs na economia brasileira, existem mais de 6,6 milhões de micro e pequenas empresas em nosso país.

Em 2013, mais de 7 milhões de postos de trabalho com carteira assinada foram criados pelas empresas de pequeno porte. No mesmo ano, 99% dos estabelecimentos comerciais do Brasil eram MPEs, respondendo por 52,1% dos empregos formais das cidades brasileiras, algo que movimentava 41,4% de toda a massa salarial.

Os números não negam a importância dos microempresários para a economia nacional. A principal geração de riqueza no comércio (53,4% do PIB do setor) vem das mãos dos pequenos empreendimentos, assim como 22,5% do PIB da indústria e 36,3% do PIB de serviços.

Apesar de todo o protagonismo, muitas MPEs sofrem com resultados abaixo do esperado em seus primeiros anos de vida. Relatórios apontam que o caminho seguido por 23,4% delas é o encerramento prematuro das atividades.

Isso significa que aproximadamente uma em cada quatro novas microempresas fecham antes de completar 2 anos de atividade. As razões para o fracasso são vários, e vão desde problemas na gestão até insuficiência de recursos para custear as operações.

Empresas novas e que estão em crescimento precisam estar atentas à redução de custos. Todo e qualquer gasto que puder ser eliminado, sem prejudicar os negócios, é claro, deve sofrer cortes.

Pensando em ajudar as micro e pequenas empresas na caça aos gastos supérfluos, preparamos uma lista com 7 dicas para reduzir os custos da sua MPE e desafogar um pouco as contas do seu empreendimento. Confira!

1. Faça um mapeamento dos gastos

O primeiro passo rumo ao controle total das finanças é o pleno conhecimento dos gastos e receitas da empresa. Cada empresa possui suas particularidades, por isso, não há como criar uma fórmula pronta de análise das despesas. O jeito é anotar tudo e calcular.

Essa varredura deve abordar tanto os gastos fundamentais relacionados às operações (pagamentos de salários, compra de matéria prima, etc) como também as despesas periféricas importantes (material de escritório, limpeza e internet). Também devem fazer parte da varredura as despesas periféricas de baixa importância (café, assinatura de jornal e jantar de confraternização).

Tome esse raio-X das despesas como o ponto de partida para a reflexão sobre os gastos. De posse dos dados sobre a movimentação do dinheiro da empresa, os gestores conseguem colocar em prática as próximas etapas da política de redução de custo.

2. Revise os contratos

Contratos muito longos e firmados há muito tempo podem ser substituídos e gerar economia para a empresa. Conforme o tempo passa, alguns termos e valores tornam-se obsoletos, e é aí que mora o desperdício.

Uma boa conversa com os provedores de internet e telefone poderá resultar em um plano mais econômico, e uma negociação com a imobiliária pode resultar na redução do aluguel.

Procure sempre firmar contratos novos, com valores compatíveis e com duração reduzida. Não tenha medo de revisar os contratos da sua empresa e negociar com todo mundo, até mesmo com aqueles fornecedores importantes. Você verá que muitos preferem conceder o desconto que perder o cliente.

Outro ponto que merece a sua atenção: a terceirização. Muitos serviços podem ser terceirizados, gerando economias significativas para a empresa.

3. Estude o fluxo de caixa

Feita a etapa de análise dos gastos, chegou a hora de olhar com atenção para o fluxo de caixa. O registro de tudo que entra e sai de dinheiro é importantíssimo para manter os pés no chão e evitar deslizes financeiros que possam comprometer a empresa.

O estudo do fluxo de caixa ajuda a não errar feio nas projeções de faturamento e lucro líquido, e também permite uma análise sobre o volume de vendas dos produtos e serviços oferecidos pela sua empresa.

Para otimizar essa etapa, pondere o investimento em uma ferramenta de gestão financeira e controle de fluxo de caixa. Esses softwares são bem intuitivos e economizam horas e horas de cálculos e montagem de planilhas.

4. Não se esqueça do planejamento tributário

A elisão fiscal (planejamento legal de redução de carga tributária) é a chave para a economia. Empresas que realizam o planejamento tributário corretamente conseguem reduzir os custos dos impostos.

Assessorias contábeis competentes conhecem os meios de redução da carga tributária das MPEs. Contar com esse serviço é fundamental na hora de planejar o ano fiscal da sua empresa. Por isso, não deixe de consultar uma equipe de contadores especializados antes de sair pagando todos os impostos que aparecem na sua frente.

5. Encare a redução da infraestrutura

Se a maré não está boa e as mudanças precisam ser drásticas, a saída pode ser uma verdadeira mudança. Buscar instalações mais modestas, que gerem menos despesas, é uma oportunidade para economizar um bom dinheiro.

Faça a revisão do seu contrato de aluguel e tente negociar com os proprietários do imóvel. Se nada disso funcionar, não se desespere. Além da possibilidade de encontrar um novo escritório, é possível procurar hubs coletivos de trabalho ou coworkings (escritórios compartilhados) que estejam aptos a receber o seu empreendimento.

6. Foque na redução do consumo

Essa lição todo mundo aprende em casa, e nada impede de aplicá-la aos negócios. Caso a situação financeira fique difícil, economize nos recursos.

Pagar menos na conta de água, energia, telefone ou gás representa uma pequena economia, mas é preciso levar em conta cada centavo que deixa de ser gasto. Fechar a torneira e apagar a luz são atitudes ecologicamente corretas e que trazem um alívio para o bolso.

7. Promova mudanças na rotina dos funcionários

Quem não quer reduzir a equipe pode optar por alternativas mais suaves para reduzir os gastos com pessoal.

Uma saída é otimizar as horas trabalhadas com o uso de timesheets, ferramentas que controlam o tempo gasto com cada atividade. Quando a jornada de trabalho é mais produtiva, cada centavo investido em salários retorna à empresa. Caso contrário, muito dinheiro pode ser desperdiçado.

Outra estratégia a ser adotada é o banco de horas, a fim de evitar o acúmulo de horas extras. Dessa maneira não há uma sequência de sobrecarga nas horas trabalhadas pelos funcionários e a empresa não corre o risco de gastar muito com o pagamento de horas adicionais.

Com essas dicas colocadas em prática, sua empresa começará a sentir os efeitos da redução de gastos. Afinal, mais caixa significa mais dinheiro para investir em melhorias e novos projetos, algo que uma pequena empresa precisa para conquistar o tão sonhado crescimento nos resultados.

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